
IT : le maillon indispensable à l’intégration réussie d’une acquisition

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Plus tôt dans l’année, Colruyt Group reprenait 57 supermarchés Match et Smatch. Les départements Business et IT reviennent avec satisfaction sur ce parcours unique qu’ils ont parcouru ensemble.
Michelle Desenfans, Business Architect, et Kris Van Overbeke, Project Manager, ont participé au projet. « Une période passionnante et une belle dynamique », disent-ils. L’entreprise prend les décisions et nous l’aidons dans sa démarche. »

Michelle Desenfans a occupé plusieurs fonctions chez Colruyt Group. Elle a été cadre commercial et responsable de magasin puis Business Process Designer et Business Architect au Retail Partners Colruyt Group. Michelle a rejoint Colruyt Group en 2011, après des études d’ingénieur commercial et une première expérience professionnelle dans le secteur maritime. « Je n’ai pas choisi délibérément le secteur de la distribution alimentaire mais plutôt une entreprise qui m’offrait l’opportunité de me développer davantage. » Michelle habite à Borgerhout et travaille au bureau de Malines ou depuis chez elle.
« Colruyt Group est une organisation humaine où l’on est apprécié et où il est possible d’évoluer », poursuit Kris Van Overbeke. Cet ingénieur industriel de Deinze a démarré sa carrière dans une pme en tant qu’ingénieur de production, avant de devenir consultant en solutions ERP. C’est ainsi qu’il a eu un contact avec le project management et plus tard avec Colruyt Group. Après une acquisition, j’ai recherché un emploi qui me permettrait de travailler dans les environs et de consacrer plus de temps à mes enfants. J’ai atterri au département IT de Colruyt Group en 2008. Pendant dix ans, j’y ai occupé le poste d’IT Project Manager pour plusieurs business units. Après un intermède de trois ans en tant que Portfolio Manager au département Data & Analytics, j’occupe désormais le poste d’IT Project Manager. » Kris travaille depuis chez lui, à Halle, ou au bureau régional de Zwijnaarde.
Aux premières loges d’un défi IT unique
Les parcours de Michelle et de Kris convergent lors de l’acquisition des 57 magasins Match et Smatch par Colruyt Group. « Dans le passé, j’avais travaillé à l’intégration de CoMarkt Humbeek et d’un grand magasin Spar au groupe. J’ai donc été impliquée naturellement dans le projet de cette acquisition », explique Michelle. « En tant que Lead Business Architect, j’ai participé à la réflexion sur ce qui nous attendait. Nous avons repris des bâtiments, du matériel, du personnel et des systèmes IT qui n’étaient plus connectés à la logistique ou au système central qui les sous-tendait. Comment garantir dès lors que ces magasins restent opérationnels après l’acquisition ? Nous avons esquissé une première image. »

Kris est arrivé plus tard, comme IT Project Manager. « Je n’ai pas eu à réfléchir longtemps lorsqu’on m’a posé la question », se souvient-il. « Cela semblait être un beau défi. L’équipe de Michelle avait déduit ce qui devait être fait pour recruter les bonnes personnes aux départements IT et Business. Pour chacun des 22 trajets, l’IT est les Business Architects ont recherché les solutions possibles. Ensemble, nous avons travaillé sur les préparatifs afin de pouvoir prendre des décisions rapidement une fois le feu vert donné par l’Autorité belge de la concurrence. »
De l’autonomie et une bonne dynamique
« Il y avait énormément d’incertitudes dans les processus », poursuit Kris. « Quels contrats étaient en cours pour l’IT ? Quels logiciels étaient utilisés ? Et les hardware ? Qu’en était-il du réseau ? Au début, nous avions peu d’information, et la situation était légèrement différente dans chaque magasin. Nous nous retrouvions plusieurs fois par semaine, avec les départements Business et IT, pour compléter les données manquantes et prendre des décisions. Cela a permis aux collaborateurs mobilisés de procéder petit à petit aux ajustements nécessaires. » Via un accord de transition, les départements Business et IT ont eu six semaines, à compter de mars, pour convertir tous les magasins et les ouvrir, soit six à huit magasins par semaine, répartis dans toute la Belgique. »
« Nous avions des délais serrés mais un objectif clair et toute la liberté pour le réaliser », ajoute Michelle. « En travaillant avec différentes personnes et en prenant des décisions, nous avons créé une bonne dynamique qui n’est pas toujours acquise dans un projet où le temps est un facteur déterminant. Toutes les personnes qui ont travaillé sur ce projet – et elles sont nombreuses – partageaient la même motivation. » Kris conclut : « C’est un fil conducteur chez Colruyt Group : une bonne collégialité et de l’autonomie dans l’exercice de son travail. Ces deux aspects sont très importants pour moi, et c’est aussi ce qui a fait de ce projet un succès. »
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