Le permis unique numérique: une innovation du gouvernement flamand

Le Guichet numérique, appelé ‘Omgevingsloket’ en Néerlandais, a simplifié le traitement de toutes les demandes de permis de bâtir et de l’environnement depuis maintenant deux ans. En même temps les deux permis originaux sont intégrés. Cette prouesse digitale mise en place par le Département de l’environnement et le développement spatial et avec la collaboration de DXC Technology réduit considérablement les démarches administratives ainsi que les frais. ” La Flandre joue un véritable rôle de pionnier. En deux ans, environ 200 000 projets ont été soumis en ligne “, indique Paul Van Lindt, chef de projet.

Les demandes de permis d’urbanisme aussi que les permis environnementaux nécessitaient de remplir une énorme quantité de documents. Depuis le 1er janvier 2018, le Guichet numérique est devenu l’outil numérique incontournable de la Région flamande pour toutes les demandes de permis unique. Les citoyens, le gouvernement, mais aussi les organes consultatifs tels que les bureaux d’étude peuvent à présent travailler à partir du guichet ou des services en ligne qui communiquent avec leur propre architecture informatique. La valeur ajoutée pour la société peut difficilement être surestimée. La demande de projet est traitée par voie numérique de A à Z, décision finale incluse. Toutes les communications entre les citoyens, les entreprises, le gouvernement et les organes consultatifs sont également électroniques. Le demandeur de projet a un accès permanent au statut du traitement de sa demande ainsi qu’à des conseils approfondis.

Paul Van Lindt : ” Notre façon de travailler a changé du tout au tout. Avant, le citoyen ou l’entreprise devait soumettre un même dossier plusieurs fois, parfois jusqu’à vingt exemplaires papier ! On devait en plus demander séparément le permis d’environnement, le permis d’urbanisme et le permis socio-économique. Grâce au Guichet numérique, une demande numérique, uniforme et structurée de permis d’environnement suffit pour obtenir une décision univoque. Le projet n’a plus de traces physiques. Toutes les parties, du gouvernement aux organes consultatifs, travaillent à partir des mêmes informations électroniques et ont accès aux différentes étapes de la procédure. C’est là la grande valeur ajoutée. Si nous avions avant plusieurs exemplaires d’un plan de sol qui étaient modifiés manuellement, nous disposons à présent d’informations électroniques à jour, de la conception à la réalisation. Cela est naturellement bien plus efficace. Il est également beaucoup plus facile de retrouver des informations grâce aux métadonnées. Rassembler tous les acteurs dans une structure entièrement numérique relève du défi. Les personnes qui travaillent avec des exemplaires de plans de construction papier depuis des années doivent s’adapter. Mais le gain administratif est énorme. Rien que pour le traitement des permis d’urbanisme de première instance, KPMG a estimé le gain financier des permis d’urbanisme numériques à 12 millions d’euros pour les autorités locales, et à 100 millions d’euros pour les bureaux d’architecte.

Un système informatique performant

Le gouvernement a travaillé avec DXC Technology pour mettre sur pied l’aspect technologique du Guichet numérique.

Paul Van Lindt : ” Je suis très satisfait de ce que nous avons réalisé ensemble. D’un point de vue technique, le permis unique est très technique. Il faut par exemple demander un permis pour les projets d’envergure tels que la Liaison Oosterweel, mais également pour les boîtes aux lettres que les citoyens veulent placer à une certaine distance de leur domicile. Les informations à encoder sont souvent très différentes. Il n’a pas été facile de rassembler tous ces paramètres, capacités et options en un même système informatique performant. Le Guichet numérique fait également office de plate-forme de communication entre les demandeurs et les différentes autorités. Nous avons donc dû l’intégrer à différents systèmes informatiques afin que les informations puissent être transmises sans problème à chaque service gouvernemental. Nous avons dû ensuite étendre ses applications. Nous travaillons avec DXC Technology depuis que nous avons développé de zéro les demandes de permis d’urbanisme en ligne. Nous nous sommes servis de la même architecture informatique pour le Guichet numérique. Celui-ci est un projet qui évolue perpétuellement : nous le développons et l’adaptons en permanence. Nous nous réunissons ainsi chaque mois avec un groupe de travail composé de fournisseurs de services informatiques du gouvernement et des entreprises qui utilisent ces services web. “

200 000 projets

À partir de 2020, le gouvernement flamand s’est fixé pour objectif d’intensifier la collaboration avec l’instance à l’initiative de la demande du permis unique. Elle pourra ainsi modifier son projet à tout moment lors de son traitement numérique afin de répondre aux préoccupations techniques telles que la taille de la construction. La valeur ajoutée du Guichet numérique augmente donc d’année en année.

Paul Van Lindt : ” Pour les permis uniques, le passage au numérique ne passe pas totalement par l’automatisation. Ce sont toujours des fonctionnaires qui décident d’octroyer ou non un permis. Ce n’est pas encore un système d’IA qui détermine si un projet est adéquat à l’aménagement du territoire. À mes yeux, ce Guichet numérique reste néanmoins un projet innovant. En Belgique, c’est le seul guichet qui communique avec d’autres systèmes logiciels. En deux ans, environ 200 000 projets ont été soumis et traités via le Guichet numérique. Et nous en sommes extrêmement fiers. “

Peter Cabus, fonctionnaire dirigeant dans le cadre de ce projet, conclut : ” Avant que le guichet devienne opérationnel le 1er janvier 2018, après une petite année de retard, le projet faisait constamment l’objet de questions critiques dans la presse et au parlement. Depuis son lancement, le silence est assourdissant : et avec un projet aussi complexe qui fonctionne aussi bien, c’est entièrement mérité ! “