Le premier acte 100 % électronique en Belgique grâce à la modernisation de l’État civil

L’année dernière, le Comité de gestion de l’État civil a reçu l’e-gov-Award 2019 pour la Modernisation de l’État civil. L’Agence pour la Simplification Administrative (ASA) a rempli un rôle de précurseur en se chargeant de la coordination générale de ce projet innovant. L’objectif : éliminer les actes papier du temps de Napoléon en déployant une base de données centrale d’actes électroniques dans tout le pays. ” La signature électronique de métadonnées reste unique dans le monde juridique “, affirme Erwin De Pue, directeur général de l’Agence pour la Simplification Administrative.

C’est avec un grand bang que les 581 communes belges et les 102 postes consulaires ont commencé à utiliser la ” Base de données des Actes de l’État civil ” (BAEC) le 31 mars 2019. Désormais, tous les actes y seront créés et enregistrés de manière 100 % électronique. Une avancée que l’on peut qualifier de révolution digitale.

Erwin De Pue : ” Cette nouvelle Base de données des Actes de l’État Civil comprend les actes de décès, de naissance, de mariage, de reconnaissance et d’adoption. Les avantages de la digitalisation sont énormes pour chacun, car la facilité d’utilisation est considérable. Les citoyens ne doivent par exemple plus se déplacer d’une administration à l’autre pour obtenir un extrait de naissance afin de se marier, mais peuvent s’adresser à leur commune ou passer par l’e-guichet. Les fonctionnaires de toutes les communes belges peuvent demander instantanément tous les actes électroniques sur la base de données. Il ne sera donc à l’avenir plus nécessaire de conserver des millions d’actes papier dans les maisons communales et les tribunaux. Les nouveaux actes peuvent en effet être dématérialisés et ne se composent que de métadonnées. Ils sont également automatiquement mis à jour à la suite d’un nouvel acte ou d’un jugement, ce qui réduit les frais de traitement pour les communes et les greffiers. Selon une étude de l’Université de Hasselt, ce projet permettrait d’épargner 30 millions d’euros de charges administratives par an pour tous les citoyens, entreprises et administrations. Comparez cela à un investissement unique de 6 millions, et le calcul est vite fait. “

Parle-t-on d’une digitalisation absolue ?

Erwin De Pue : ” Si les communes devaient également numériser tous leurs anciens actes, elles feraient face à des frais énormes. Nous les laissons donc décider des anciens actes qu’elles mettent à disposition ou non sur la base de données, en fonction de leur utilité. Les actes de décès datant de plus d’un an sont donc peu nombreux. Mais la plupart des actes de naissance de ces 50 dernières années ont toutefois été numérisés. Entre-temps, plus de 8 millions d’anciens actes ont été ajoutés à la base de données. “

Une collaboration à tous les niveaux politiques

De quel aspect du projet êtes-vous le plus fier ?

Erwin De Pue : ” En Belgique, cela faisait déjà vingt ans que l’on parlait de numériser l’État Civil. Je suis content que nous ayons pu trouver en un court laps de temps une solution qui tenait compte des préoccupations des Affaires intérieures, du Registre national, des Affaires étrangères, de la Justice, des communes et des consulats, ainsi que de la sécurité et du respect de la vie privée, conformément au RGPD. Cette collaboration était très importante. Notre partenaire informatique, DXC Technology, s’est montré flexible par rapport à notre souhait de partir de zéro pour concevoir cette plateforme. Avec la Modernisation de l’État Civil, nous avons créé le premier acte 100 % électronique de Belgique. Les notaires utilisent également les actes électroniques, mais ceux-ci sont pour le moment des PDF signés. À l’État Civil nous parlions de métadonnées qui seraient signées par voie électronique, puis qui pourraient être converties au format papier. C’est une innovation assez unique dans le monde juridique, non seulement en Belgique, mais dans la plupart des pays européens. Nous allons d’ailleurs bientôt présenter notre projet aux Pays-Bas. ”

Pourquoi avez-vous réussi là où de nombreux pays ont échoué ?

Erwin De Pue : ” Le grand problème, c’est de faire le lien entre le cadre juridique théorique et la mise en place sur le terrain. Si nous avons réussi, c’est parce que l’Agence pour la Simplification Administrative ne compte pas de profils informatiques classiques. Nous sommes partis d’une interprétation juridique et pragmatique de la législation afin de pouvoir mener à bien ce projet technologique en collaboration avec tous les niveaux politiques. Ce n’est en remettant en permanence les choses en question et en révisant les procédures existantes que l’on arrive au bout de ce genre de dossier. Je pense aussi que c’est là que réside l’avenir de l’informatique au sein du gouvernement : réfléchir à des systèmes qui dépassent la politique et qui rassemblent en ligne des informations communes sur le citoyen, mais au sein desquels chacun peut décider de ce qu’il advient de ces informations, en fonction de ses compétences. “