Nous nous sommes réunis plus de deux mois durant avec un portable conference speaker et surtout un micro de Philips. Le Philips Smartmeeting ne devient toutefois vraiment intelligent qu’avec le logiciel Sembly AI.

Mais commençons par la question du pourquoi. Un portable conference microphone & speaker s’avère nécessaire, quand quelques personnes prennent place autour de la table d’une petite salle de réunion pour une rencontre hybride. En théorie, vous êtes ainsi certain que les autres participants à la réunion hybride – à savoir ceux qui se trouvent dans un autre endroit – puissent bien comprendre tout un chacun autour de la table de réunion. Le terme ‘portable’ n’est pas anodin dans le descriptif, puisque vous pourrez emporter sans problème l’appareil dans n’importe quel lieu de réunion. L’appareil n’est donc pas ‘assujetti’ à une salle de réunion.

Pour faciliter les choses, le haut-parleur Philips SmartMeeting est équipé d’un accu offrant une autonomie de quelque 10 heures. Sa recharge s’effectue en trois heures au moyen du chargeur fourni d’origine. La connexion proprement dite à un ordinateur portable ou de bureau peut se faire via Bluetooth 5.0, mais tout aussi bien avec le câble USB-C fourni d’origine. Les deux options se sont tirées parfaitement d’affaire dans la pratique sur les deux ordinateurs portables et le desktop utilisés lors de nos réunions. Il est bon à savoir que le Philips SmartMeeting apparaît du reste aussi comme un ‘speaker’ à part entière dans Windows: il peut donc également être utilisé avec un PC pour des vidéos et de la musique, même si nous ne pouvons pas le recommander vraiment. Le haut-parleur manque en effet clairement de la puissance nécessaire (2 x 5 W en sortie). Il est par conséquent clair qu’il est conçu pour les réunions et optimisé pour les applications vocales.

Et il excelle dans ce domaine: les voix sont pures et transparentes – dans les deux sens. Et ce, tant dans Microsoft Teams, Zoom que dans Google Meet. D’autres logiciels de visioconférence sont sans nul doute aussi possibles, mais nous ne les avons pas testés. L’appareil incorpore quatre micros utilisables par un maximum de 6 personnes à une distance jusqu’à 6 mètres: idéal donc pour les salles de réunion assez exiguës. Mais si vous souhaitez tenir une réunion de direction autour d’une plus grande table avec plus de 6 participants, il existe d’autres solutions plus appropriées.

C’est le logiciel qui rend l’appareil intelligent

Et voilà tout ce qu’il y a à dire sur le matériel proprement dit. La question que vous vous posez probablement, c’est de savoir ce qui rend le ‘SmartMeeting’ intelligent? Et bien cette intelligence est fournie d’origine sous la forme d’un logiciel cloud utilisable gratuitement un mois durant. ‘Sembly’, voilà comment s’appelle ce logiciel AI qu’on ne pourrait mieux décrire que comme un assistant intelligent pour toutes les réunions. L’emballage mentionne que seul l’anglais est supporté, mais lors de nos tests, nous avons vu et remarqué que le français et le néerlandais le sont parfaitement aussi.

Ce que Sembly fait, c’est ajouter les réunions de votre choix. Cela peut se faire manuellement – vous ajoutez Sembly à une réunion – que ce soit avec Teams, Google Meet ou Zoom – en accolant le lien invite ou en optant pour l’approche automatique. Dans ce cas, donnez à Sembly l’autorisation requise pour pouvoir consulter votre agenda Outlook et/ou votre Google Agenda et pour s’inviter lui-même. Vous pouvez encore et toujours choisir de ne permettre à Sembly d’accéder uniquement aux réunions que vous voulez, mais il existe également un paramètre d’ajout automatique de toutes vos réunions.

A son arrivée dans une visioconférence, Sembly se présente comme votre assistant personnel via la fonctionnalité chat, en notifiant que l’ensemble de la session est enregistrée. Il est cependant arrivé quelques fois que cette notification n’apparaisse pas ou ne soit pas vue par tous les participants. Quiconque se connecte un peu plus tard par exemple, ne voit pas apparaître la notification. Il s’agit quand même là d’un point à revoir sur le plan de la confidentialité, mais selon Erik Adriaensen, VP & Sales Director S & W Europe, Latam chez Philips Speech Processing Solutions, Sembly respect tout à fait le règlement RGPD.

Que fait Sembly alors?

Sembly enregistre l’ensemble de la réunion: initialement seulement le contenu audio, mais à mi-chemin de notre test, Sembly a aussi ajouté la possibilité d’enregistrement vidéo. De cet enregistrement, Sembly réalise d’abord une traduction complète: dans la ou les langue(s) parlées à la réunion, y compris donc le français. Mais Sembly ne s’arrête pas là. L’outil élabore en effet aussi un résumé de la réunion en y ajoutant des notes et des tâches concrètes. Sembly est suffisamment intelligent pour noter des points d’action pour les participants à la réunion, en ce compris le nom de celui qui sera chargé d’effectuer la tâche. Ces points d’action, vous pourrez ensuite vous-même les faire importer automatiquement dans les tâches d’Outlook. Cerise sur le gâteau: parfois, vous obtiendrez les résultats dans les 5 minutes suivant la fin de la réunion. Le plus longtemps que nous ayons dû attendre? 35 minutes.

Cela fonctionne-t-il vraiment bien?

Voilà pour la ‘belle’ théorie, en vertu de laquelle vous n’aurez donc plus jamais besoin de quelqu’un qui prenne des notes durant la réunion et qui envoie par mail un compte-rendu à tous les participants. Mais dans pratique, les résultats ne sont pas toujours au rendez-vous. Pour les réunions plus structurées prévoyant des points ‘ardus’ à l’agenda, Sembly fonctionne à merveille. Sembly parvient à distinguer en effet l’essence même de la réunion des inévitables papotages et autres discussions sociales. Mais même ces dernières sont souvent aussi parfaitement résumées: ‘Kristof se présente à Jan. Kristof et Jan font alors connaissance. Jan résume sa carrière et indique clairement quel sera l’objectif de la suite de la conversation.’ C’est là un exemple de la manière dont Sembly résume les cinq à dix premières minutes d’une rencontre entre Kristof et Jan sous l’en-tête ‘bienvenue et faisons connaissance’.

Les points d’action sont généralement aussi bien détectés et transcrits par Sembly. Il est possible de les ouvrir un par un dans l’interface web. Ce qui est intéressant, c’est qu’on peut partager également ces résultats avec toutes les personnes présentes à la réunion et ne devant même pas être clientes de Sembly.

Tout dépend évidemment d’une part de la qualité du son enregistré – qui est donc, comme susmentionné, bonne dans le cas du Philips SmartMeeting –, mais d’autre part aussi de la traduction effectuée par Sembly. Ici, nous avons été à tout le moins réellement impressionnés car Sembly se présente comme un véritable polyglotte qui passe aisément d’une langue à l’autre. Ce qui ne veut pas dire que la traduction soit toujours impeccable, ce qu’on ne peut tout simplement pas attendre non plus de l’actuelle IA générative. Attendez-vous surtout à des erreurs dans les noms propres, appellations d’entreprise ou transcriptions de noms.

Ces erreurs que vous pourrez du reste vite corriger dans l’interface web, ne sont que rarement un obstacle majeur: pendant tout le temps de votre présence à une réunion, vous savez en général précisément ce qui s’y est dit, et vous pourrez donc rapidement localiser les erreurs.

Pas impeccable

Les résultats peuvent du reste être peaufinés en donnant (préalablement) à Sembly une idée du genre de réunion: ‘daily standup’, ‘sprint review’, démo, ‘feedback session’, ‘budget review’,… La liste est assez longue. La langue utilisée lors d’une réunion peut également être paramétrée à l’avance: cela peut même être une langue principale et une éventuelle seconde langue. Mais comme indiqué précédemment, Sembly parvient généralement durant la réunion à capter d’autres langues. Il n’empêche que de temps à autre, il peut y avoir un problème. Pour des raisons peu claires, nous avons parfois obtenu une traduction entièrement en anglais d’une réunion qui se tenait pour le reste complètement en néerlandais. Ce qui arrivait assez souvent aussi, c’est qu’à mi-chemin, Sembly fasse subitement basculer la traduction du français ou du néerlandais vers l’anglais (ou vice versa). Que voilà un comportement quelque peu étrange, dont nous n’avons vraiment pu déceler la cause.

Chaque passage audio peut être traduit

Erik Adriaensen de Philips Speech Processing Solutions nous a cependant fait part d’une solution de rechange. ‘Dans ce cas, vous pouvez parfaitement télécharger l’audio de la conversation, puis l’uploader en tant que nouvelle réunion, où vous paramétrez manuellement la langue’. Un test rapide nous a appris qu’Adriaensen a raison. A l’arrière du bouton ‘new meeting’ se dissimule aussi la possibilité d’uploader n’importe quel fichier audio mp3: pour les réunions dont vous avez réalisé des enregistrements avec un enregistreur vocal ou votre smartphone. Après l’upload, Sembly va agir exactement de la même façon que celle dont il a effectué lui-même les enregistrements. Vous obtiendrez donc la traduction, les notes de réunion et les tâches à exécuter. Ce bouton upload fait donc aussi de Sembly un outil de traduction à part entière pour de volumineuses applications. Votre serviteur a par exemple aussi utilisé Sembly pour effectuer la traduction d’une interview physique qu’il avait enregistrée sur son smartphone: cela fonctionne à merveille, comme susmentionné, et les résultats sont excellents.
Ce que nous n’avons pas encore abordé explicitement, c’est la présence lors de la transcription des codes de temps et/ou bouton ‘play’ nécessaires. Vous avez un doute quant à la qualité de la traduction d’un passage spécifique? Vous pouvez dans ce cas retrouver rapidement et réécouter le passage dans l’enregistrement original.

Sembly n’est pas gratuit

Sembly est donc le logiciel qui rend le SmartMeeting vraiment intelligent. Mais Sembly n’est pas gratuit. Sur ce plan, nous trouvons que l’emballage de Philips s’avère quelque peu trompeur. ‘Includes Sembly Team Plus Plan’ peut-on lire sur la boîte à côté du titre: ‘Focus on your meeting, we take care of the rest’, flanqué d’un astérisque. Et en nettement plus petits caractères, sur le côté de la boîte, on trouve l’explication liée à cet astérisque: vous bénéficiez d’un abonnement Team Plus complet d’un mois gratuit pour un nombre illimité de réunions. Après ce mois gratuit, vous retomberez à 4 réunions maximum par mois. Dommage, car le haut-parleur n’est en soi pas bon marché et n’est jamais aussi intelligent que Sembly.

Qu’en est-il de Microsoft Copilot?

Après la période de test, nous avons encore parlé brièvement avec Erik Adriaensen de Philips Speech Processing Solutions. ‘La réunion abordait la collaboration entre Speech Processing Solutions et Sembly, durant laquelle l’importance de la qualité de l’équipement pour une trduction précise a été abordée en long et en large, de même d’ailleurs que les avantages des possibilités d’enregistrement et de résumé multi-réunion de Sembly. L’avenir de Sembly dans la perspective de Microsoft Copilot a également été débattu: l’USP de Sembly se maintiendra-t-elle au fur et à mesure que Microsoft incorporera toujours plus de fonctionnalités de ce genre dans Copilot?’, peut-on lire dans un… passage du résumé effectué par Sembly à propos de cet entretien.
Toujours selon Adriaensen, Philips est bien décidée à approfondir encore la collaboration avec Sembly. A l’avenir, Sembly serait intégré plus profondément dans les produits de Speech Processing Solutions.

Conclusion

Un excellent haut-parleur de conférence qui, grâce à sa portabilité, est facilement utilisable dans de nombreux scénarios de réunion. Son côté intelligent repose donc dans le logiciel Sembly fonctionnant de manière très fluide. Nous regretterons quand même qu’après une période d’essai d’un mois gratuit, on retombe à 4 réunions maximum par mois. Si cela ne suffit pas, il vous faudra souscrire un abonnement à part entière. C’est possible à partir de 10 dollars par mois, un montant sur lequel Philips promet 10 pour cent de réduction.