Pas grand-chose de révolutionnaire dans Office 2010

La question se pose fréquemment avant d’aller à une petite fête, au moment de se décider pour un cadeau : “Que pourrait-on bien offrir à quelqu’un qui a déjà tout ?” Les développeurs de Microsoft doivent s’être posé la même question lorsqu’il leur a été demandé de s’atteler à Office 2010. Car il faut avouer que son prédécesseur Office 2007 était déjà très complet. Les ingénieurs de Microsoft sont tout de même parvenus à concocter des nouveautés pour la populaire suite bureautique. Un avant-goût.

La question se pose fréquemment avant d’aller à une petite fête, au moment de se décider pour un cadeau : “Que pourrait-on bien offrir à quelqu’un qui a déjà tout ?” Les développeurs de Microsoft doivent s’être posé la même question lorsqu’il leur a été demandé de s’atteler à Office 2010. Car il faut avouer que son prédécesseur Office 2007 était déjà très complet. Les ingénieurs de Microsoft sont tout de même parvenus à concocter des nouveautés pour la populaire suite bureautique. Un avant-goût.

Découvrez ici quelques saisies d’écran du tout nouveau progiciel Office de Microsoft.

Comme les traductions françaises ou néerlandaises ne sont pas encore connues pour certaines nouveautés, nous conserverons dans cet article les termes anglais de la version bêta. Microsoft Office for Windows fêtera son 20e anniversaire avec une version 64 bits. Cette dernière cohabite avec la version 32 bits sur le même DVD. L’utilisateur doit faire son choix au moment de l’installation. La version 64 bits est surtout utile si vous travaillez avec des fichiers Excel très volumineux ou de très grandes bases de données Access. Elle est également axée sur l’avenir, puisque tout sera en 64 bits un jour ou l’autre. En tout état de cause, Office est désormais paré pour cette évolution inéluctable.

Nombreuses améliorations
Office 2010 propose évidemment de multiples améliorations. Certaines sont “incontournables”, comme le nouveau ruban dans Outlook. D’autres améliorations sont plutôt des détails pratiques. Fort heureusement, rien n’a changé cette fois dans le format des fichiers. Office 2010 fonctionne avec les mêmes types de fichiers “Open XML” que son prédécesseur Office 2007, avec les extensions .docx, .xlsx, .pptx et ainsi de suite. Tout comme dans Office 2007, vous pouvez régler le mode de compatibilité sur “standard” pour que vos documents restent entièrement compatibles avec des versions d’Office plus anciennes. Mais attention : bon nombre des nouveautés d’Office 2010 ne fonctionnent pas dans ce mode de compatibilité ! Le moment est peut-être venu de passer à Open XML. Enfin, les utilisateurs de versions plus anciennes d’Office peuvent installer un add-in afin de pouvoir intégrer le nouveau type de fichier.

Partout, toujours Office
Les modifications probablement les plus importantes dans Office ne sont pas directement visibles. Microsoft souhaiterait qu’Office 2010 se retrouve partout. D’où le slogan du produit: “To work anywhere anytime”. Anywhere, et donc pas uniquement sur le PC de bureau au travail, mais aussi sur tous les appareils portables (basés Windows Mobile). Mais ça ne s’arrête pas là puisque – et c’est une nouveauté – partout où vous pouvez aller sur le web, vous pourrez travailler à vos documents sans problèmes dans votre navigateur grâce à Office Web Applications. Le principal défi étant en l’occurrence que vos documents affichent partout un look & feel identique et puissent être manipulés de la même manière. Mais Office doit également permettre de travailler anytime. Fini donc de s’envoyer sans cesse des documents et de devoir attendre à chaque fois une réponse. En tandem avec la nouvelle mouture de Microsoft SharePoint Server 2010, il est désormais possible de collaborer simultanément à un même document avec plusieurs personnes dans Word et Excel. Pour le moment, cela reste toutefois limité à ces deux applications. Dans PowerPoint par exemple, la personne qui collabore devra encore se satisfaire d’une copie, alors que plusieurs personnes travaillent souvent de concert à des présentations au sein d’entreprises. Mais il faut bien qu’il reste de quoi faire aux ingénieurs pour la version suivante d’Office…

La possibilité de proposer Word, Excel, Access et Visio comme un service sur un serveur est très intéressante pour les entreprises, les fournisseurs de services et autres développeurs. La génération de documents Office peut à présent être intégrée dans du code. C’est donc l’imagination du développeur qui fixe les limites des possibilités. Des calculs Excel très compliqués pourront par exemple s’effectuer de façon centralisée. Ou des documents pourront être convertis automatiquement dans un format archivable.

Cohérence
Une cohérence poussée a été recherchée entre les applications d’Office 2010. Alors qu’Outlook avait été traité plutôt en parent pauvre dans la version précédente et avait dû se contenter de la barre de menus “antique”, il dispose désormais d’un ruban, à l’instar de toutes les autres applications Office – même celles pour le serveur. La nouveauté réside dans le fait que ce ruban est entièrement adaptable. Par conséquent, si vous devez changer souvent d’onglets, vous pouvez à présent attribuer les tâches d’un onglet à un autre. Il est également possible de créer par exemple un onglet entièrement inédit qui répond mieux à vos besoins. Sans être particulièrement impressionnant, le bouton de minimisation – situé en haut à droite sur le ruban – est néanmoins pratique. D’un clic, il permet de transformer le ruban en une barrette, et inversement.

Le gros bouton Office sphérique en haut à gauche sur la barre de titres a fait place à un petit bouton discret affichant le logo de l’application. Il faut bien avouer que cette transformation suscite un peu de nostalgie, elle nous fait penser à Windows 3.11. Les fonctionnalités de l’ancien bouton Office sphérique sont à présent déplacées dans le nouvel onglet Fichiers sur le ruban. Un clic sur cet onglet ouvre une page plein écran reprenant toutes les options possibles telles que l’ouverture, la sauvegarde, les fichiers récemment utilisés, etc. Côté pratique, lors de l’ouverture de la boîte de dialogue d’impression, l’utilisateur se voit par exemple proposer automatiquement un aperçu d’impression, baptisée vue Backstage. Seul l’élément “Options” ouvre toujours comme auparavant une petite fenêtre flottante avec plusieurs pages bourrées de cases à cocher. Nous ne comprenons pas pourquoi le tout n’est pas lui aussi distribué également dans l’ensemble de l’écran de manière claire.

Moins d’annulations Toutes les applications disposent désormais aussi d’un Paste Preview. Plusieurs pictogrammes se trouvent à présent sous le bouton Coller. En déplaçant la souris sur ces pictogrammes, vous avez déjà un aperçu à l’écran de la différence entre “Keep Source Formatting”, “Merge Formatting” et “Keep Text Only”. De quoi vous éviter de nombreuses opérations d’annulation.

La possibilité d’insérer et de traiter des photos dans des documents Office n’est pas nouvelle, mais cette fonction a été entièrement remaniée. Vous pouvez apprécier au préalable sur des miniatures le résultat de toutes les opérations possibles. Il est désormais possible aussi de supprimer l’arrière-plan d’une photo en seulement quelques clics de souris. Cette manipulation a fonctionné magnifiquement bien lors de nos tests.
Nous allons examiner plus en détail les modifications dans plusieurs applications Office importantes.

Word 2010
Les nouveautés mentionnées plus haut s’appliquent à tous les éléments d’Office, et donc également à Word. Mais ce n’est pas tout. Ainsi, la fonction de recherche (Ctrl-F) ne se présente plus dans la fenêtre flottante “Rechercher et remplacer” où vous devez encore cliquer à chaque fois sur le bouton “Suivant” pour trouver l’occurrence suivante. Le volet de navigation s’ouvre désormais sur la gauche de l’écran, qui reprend les résultats de la recherche, assortis systématiquement d’un bref contexte. Dans le document proprement dit, ces mots sont signalés sur un fond jaune. Vous voyez ainsi directement la fréquence avec laquelle et les endroits où apparaît un mot déterminé ou une combinaison de mots spécifique dans votre document.

Des effets artistiques pouvaient déjà être appliqués sur des illustrations précédemment. La nouveauté réside dans le fait que bon nombre de ces effets peuvent aussi agrémenter du texte normal à présent. Vous pouvez ainsi appliquer le même effet d’ombre sur une photo et le texte qui s’y rapporte, sans devoir faire appel pour ce dernier à un artifice similaire dans WordArt.

Dans Word 2007, SmartArt était déjà l’une des options du groupe Insertion. Le nombre des types de graphiques a été considérablement étendu à près de 200, qui peuvent encore tous être adaptés de toutes les manières possibles. L’utilisation de photos en arrière-plan d’un graphique est un véritable jeu d’enfant.

Nous relevons en outre quelques améliorations plus minimes, comme les SmallCaps (minuscules) qui ont maintenant exactement la même forme que les majuscules (alors que l’on observait des différences précédemment) et un meilleur rendu des ligatures (comme pour le oe de coeur). L’outil Insert Screenshot est pratique lui aussi. En deux ou trois clics, tout votre écran ou une partie spécifique de celui-ci peut s’afficher sous la forme d’une photo dans votre document.

Excel 2010
Nous vous l’avons dit : une véritable version 64 bits d’Office 2010 sera disponible. Dans la plupart des applications, vous ne vous apercevrez guère du changement, mais il en va différemment pour Excel. Une précédente version avait déjà mis un terme à la barrière des 256 cellules dans une feuille de calcul. Le verrou des 4 GB saute lui aussi désormais. En outre, les feuilles de calcul effectuant des opérations de façon intensive ne manqueront pas de tirer profit de la bande passante de 64 bits. Il faut évidemment que le matériel et la quantité de mémoire soient à l’avenant.

Dans la vue Backstage, vous pouvez ouvrir des feuilles de calcul, les fermer et les imprimer sur une page synoptique. La nouvelle fonction Office Paste Preview est également un outil d’une aide précieuse dans Excel. Dans une feuille de calcul, quasiment chaque cellule est souvent mise en forme avec une (partie de) grille, une couleur de fond ou un format de décimale. Auparavant, le couper/coller de ce genre de cellule donnait fréquemment des résultats non souhaités.

Dans la version 2010, Microsoft a comme à l’accoutumée remanié les tableaux pivots (Pivot Tables en anglais). Lors de la création du Pivot Table, le modèle bien commode a disparu, pour être remplacé par une fenêtre inactive guère éloquente. Tout sauf une amélioration, de notre point de vue ! Les nouveaux Slicers sont pratiques, en revanche. Si les Pivot Tables sont l’outil par excellence pour l’analyse de données, il n’était jusqu’à présent pas toujours évident d’analyser des données partielles. C’est précisément là qu’interviennent ces Slicers. Un slicer est un filtre qui vient s’appliquer au-dessus du tableau pivot. Ces filtres sont moins spectaculaires qu’un ensemble de boutons dans une fenêtre flottante, mais ils rendent l’analyse de données nettement plus facile.

Comme c’est aussi la tradition, plusieurs fonctions sont également venues s’ajouter dans Excel, principalement au niveau statistique. On ne peut malheureusement que regretter que certaines fonctions existantes aient reçu un autre nom. “Pour des raisons de compatibilité”, vous les retrouvez désormais dans la liste des fonctions tant sous leur nouveau que leur ancien nom. Ce qui ne fait évidemment qu’augmenter la confusion.

Les Sparklines sont elles aussi une nouveauté. Pour faire simple : ce sont des graphiques miniatures qui tiennent dans une seule cellule. Idéal donc pour afficher une tendance en regard de chaque rangée dans un tableau.

Peut-être utilisez-vous aussi le Solver ? Cet outil d’analyse What-If n’est pas installé par défaut dans Excel, mais vous pouvez l’ajouter sous la forme d’un add-in ultérieurement. La présentation a été complètement modernisée, mais de très nombreuses fonctionnalités ont aussi été ajoutées, comme l’Evolutionary Solver, qui reconnaît également les données non-linéaires, mais en évolution (régulière).

Vous découvrirez aussi dans le tableur Excel un grand nombre d’adaptations plus discrètes, comme des pictogrammes plus nombreux et de nouvelles présentations pour les tableaux.

PowerPoint 2010
PowerPoint 2010 propose évidemment de nouveaux thèmes, plus d’animations, d’autres transitions. Aux dires de Microsoft, ces améliorations sont spectaculaires, nous laisserons quant à nous le lecteur se faire sa propre opinion. La nouvelle vue BackStage pour les tâches d’impression a néanmoins toute son utilité, également dans PowerPoint. Vous avez à présent une idée précise de ce que vous allez imprimer. Tout est bien ordonné sur une seule page que vous ouvrez avec l’onglet Fichiers sur le ruban. Une nette amélioration, tout particulièrement pour l’impression. Vous pouvez désormais voir dans l’aperçu avant impression automatique que vous allez imprimer à la bonne place sur la feuille les bonnes dias dans la bonne taille, tandis que l’option pour numéroter les dias est à portée de main. Si vous optez en revanche pour le bouton Enregistrer sous, une fenêtre s’affiche avec une liste de choix horriblement longue. Selon nous, Microsoft a manqué en l’occurrence une occasion de rendre l’ensemble plus clair. Les présentations PowerPoint sont souvent sauvegardées dans un format atypique, comme Slideshow (.PPSX), template (.POTX), ou sous la forme d’un document PDF ou XPS.

Dans le chapitre consacré à Word, vous avez déjà eu un aperçu de l’option SmartArt fortement améliorée. C’est probablement dans PowerPoint que vous pouvez en profiter le plus, avec la présentation graphique de relations hiérarchiques, de processus séquentiels, etc. Nettement plus intéressant : l’Animation Painter, une brosse à peindre avec laquelle vous pouvez copier des animations de la même manière que vous reproduisez la mise en forme de texte avec le Format Painter.

Outre la nouvelle mouture de l’éditeur photo, un éditeur vidéo est également venu s’ajouter à PowerPoint. Comme vous pouvez désormais couper un court passage d’une vidéo, l’éditer avant de le compresser, vous n’êtes plus obligé d’emporter partout des présentations PowerPoint inutilement lourdes.

Une autre nouveauté, de prime abord quelque peu étrange mais dont vous aurez tôt fait de découvrir la polyvalence, réside dans Broadcast Slide Show. Si vous cliquez sur le bouton correspondant, vous êtes relié au PowerPoint Broadcast Service. Par retour, vous recevez une URL, prête à l’emploi dans un courrier électronique. Vous pouvez envoyer celle-ci à une ou plusieurs personnes. Il suffit alors à celles-ci de coller l’URL dans leur navigateur pour qu’elles voient directement s’afficher votre présentation. Elles peuvent le faire simplement dans leur navigateur et sans qu’aucun plug-in ne doive y être installé au préalable. Une fonctionnalité pratique, par exemple dans les classes où l’écran n’est pas visible pour tous, ou dans des visioconférences où l’orateur et/ou la salle sont visibles mais pas nécessairement l’écran de projection.

Outlook 2010 Les principales nouveautés visuelles se trouvent dans le nouvel Outlook. Rien d’étonnant d’ailleurs, puisque les innovations étaient rares dans Outlook en 2007. Outlook 2010 comble ce retard. La différence la plus notable consiste évidemment dans la disparition de la barre de menus classique et l’apparition du ruban. Celui-ci peut s’avérer particulièrement précieux dans Outlook, comme de nombreux boutons très utilisés sont répartis dans différents onglets. Il est désormais possible de placer ces boutons à l’avant sans se donner de mal.

Là où il fallait choisir auparavant entre le classement sur la base du nom, de la date ou de l’objet, Conversation est à présent la nouvelle vue par défaut pour les e-mails. Les messages se rapportant entre eux sont désormais regroupés. Vous avez immédiatement un aperçu chronologique de l’historique de l’objet correspondant. Certains ne manqueront pas de faire remarquer que Microsoft s’est largement inspirée en l’occurrence de ce que font d’autres, mais il n’empêche qu’il s’agit là d’une nouveauté particulièrement pratique. Le principe est simple : chaque objet occupe une ligne de votre boîte de messages quand l’e-mail en question est fermé. Si vous cliquez sur la flèche à gauche, vous voyez s’afficher tous les messages en rapport avec cet objet. Un peu comme avec le “petit plus” dans la structure des dossiers de l’Explorateur Windows. Nous pouvons dire d’expérience que ce genre de chose a tôt fait de vous manquer quand vous revenez à une version plus ancienne d’Outlook.

Le bouton Ignore Tread est encore plus intéressant. Il vous permet d’envoyer à la corbeille d’un simple clic tous les messages non seulement existants mais aussi futurs qui ont trait à un objet déterminé. Vous connaissez le phénomène : plusieurs personnes entament une discussion interminable par e-mail sur un sujet qui ne vous intéresse pas le moins du monde ou dans lequel vous n’êtes pas directement impliqué. Ces messages arrivent cependant tous dans votre boîte de réception parce que ces personnes vous mettent en copie ou que votre adresse appartient à l’un ou l’autre groupe de destinataires. Vous pouvez désormais refuser rapidement ces fils de messages. Vous pouvez vous servir ensuite du nouvel outil Clean Up pour les fils que vous souhaitez suivre. Toute l’information en double (redondante) sera ainsi retirée des e-mails, pour que vous obteniez un meilleur aperçu de l’essentiel, à savoir la nouvelle information ajoutée.

Lorsque vous exécutez souvent les mêmes opérations consécutives avec des messages, comme le transfert vers le manager et le déplacement dans un dossier déterminé, vous pouvez désormais les réaliser d’un simple clic de souris grâce à Quick Steps. Plusieurs Quick Steps sont déjà pré-programmés, mais vous pouvez les adapter à votre guise ou en créer de nouveaux.

Outre Répondre et Répondre à tous, vous disposez désormais également d’un bouton Meeting Reply. Il vous permet d’inviter d’un coup tous les destinataires du message à une réunion, directement depuis la boîte de messages et sans devoir basculer dans le calendrier. Si vous êtes le destinataire d’une invitation de quelqu’un d’autre, vous voyez dans le message même un aperçu de cette réunion dans votre agenda. De cette manière, la décision d’accepter ou non l’invitation est nettement plus facile.

Côté intéressant pour l’utilisation en entreprise : vous pouvez désormais associer enfin votre Outlook à plusieurs comptes Exchange. Il est également possible de synchroniser dans Outlook des boîtes aux lettres externes (gmail, hotmail, imap, pop3). Via l’Outlook Social Connector, vous pouvez rechercher des informations sur vos correspondants dans des sites de socialisation populaires. Pour le moment, cela ne marche que sur des versions 32 bits d’Office et uniquement pour LinkedIn et Myspace. L’objectif est d’étendre cette fonctionnalité aux versions 64 bits ainsi qu’à Facebook et Windows Live.

Conclusion Dans l’un des blogs Microsoft, on pouvait lire : “Office 2010 n’est pas une révolution, mais une évolution logique”. Nous ne pourrions pas mieux le formuler. Oui, il y a des nouveautés intéressantes ou utiles, mais… non, rien n’est vraiment indispensable.

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Bundles et prix
L’intégralité d’Office 2010 est prête ; le code est envoyé aux usines chargées de presser les DVD et les principaux partenaires de Microsoft en disposent d’ores et déjà. Le commun des mortels doit encore patienter et se satisfaire dans l’intervalle de la version bêta disponible gratuitement en téléchargement. Le 12 mai, le nouvel Office sera présenté officiellement lors d’un grand événement de lancement à New York. Les versions locales d’Office 2010 feront leur apparition en juin. La variante professionnelle sera sortie auparavant, probablement au moment où vous lirez ces lignes. Les prix belges ne sont pas encore connus. Ce que l’on sait en revanche, c’est qu’il ne faut pas attendre d’upgrades. Chacun devra payer plein pot pour disposer de la nouvelle version d’Office. Les prix américains annoncés en dollars sont par ailleurs identiques à ceux d’Office 2007.

Dans le commerce, quatre différentes boîtes d’Office 2010 seront disponibles : Office Home and Student, Office Home and Business, Office Professional et Office Professional Academic. A cela s’ajoutent les bundles que les entreprises peuvent acheter par le biais de licence de volumes. Mais les particuliers peuvent eux aussi acheter des clés de licence pour activer l’Office 2010 qui est souvent déjà pré-installé sur le PC ou ordinateur portable qu’ils viennent d’acquérir. Le logiciel peut également être téléchargé auprès de Microsoft.

Les clés de licence ou Product Key Cards seront par ailleurs plus avantageuses que les “versions en boîte” d’Office 2010. Il y a toutefois anguille sous roche en l’occurrence. Une Product Key Card ou clé de licence moins coûteuse ne peut être utilisée que sur un seul ordinateur. Les versions plus onéreuses d’Office 2010 qui sont vendues dans des boîtes peuvent quant à elles être installées sur plusieurs PC. Concrètement, cela signifie sur maximum 3 PC pour la version Home and Student et maximum 2 PC pour les autres versions en boîte.

Prix américains à titre indicatif • Office Home and Student: 149 $ (en boîte, 3 PC) ou 119 $ (Product Key Card, 1 PC) • Office Home and Business: 279 $(en boîte, 2 PC) ou 199 $ (Product Key Card, 1 PC) • Office Professional: 499 $ (en boîte, 2 PC) ou 349 $ (Product Key Card, 1 PC) • Office Professional Academic: 99 $ (uniquement en boîte, 2 PC)