Progressivement, le Groupe Jolimont numérise l’ensemble de ses données non médicales. Le groupe de santé génère ses documents numériques via IRISNext. “Les collaborateurs peuvent retrouver plus facilement l’information, ce qui leur permet de les exploiter plus efficacement.”

Le Groupe Jolimont est le plus important pôle de santé de Wallonie, avec 6 sites hospitaliers, 7 maisons de soins et de repos, et toute une série de centres de jour et de ‘service flats’, de crèches, de centres d’accueil extra-scolaire, de centres de santé mentale et de post-cure. Les sites se trouvent répartis sur les provinces de Hainaut et de Brabant flamand, soit un total de 5.500 collaborateurs.

Pour l’instant, le groupe se trouve en pleine transformation numérique, et notamment dans le renouvellement complet de son réseau. Prodata Systems a déployé ce projet sur la base de la technologie d’Extreme Networks. En pratique, un tout nouveau centre de données entièrement redondant a été installé à Joliment, près de La Louvière. Tous les autres sites – 35 au total – sont entre-temps connectés au réseau du Groupe Jolimont. En prenant cette infrastructure comme base, le groupe a poursuivi la numérisation de ses documents papier. Dans ce cadre, le choix s’est porté sur la plateforme de gestion documentaire IRISnext d’IRIS Information Management Solutions (IMS).

Qui cherche trouve

La plateforme accueille l’ensemble des documents numériques non médicaux relatifs à l’administration et aux procédures, notamment dans le cadre des assurances et de la gestion de la qualité. “Via IRISNext, chaque collaborateur peut facilement accéder à des documents numériques, les droits d’accès étant chaque fois associés au profil de l’utilisateur”, explique Paul-Henri Van Rasbourgh, ‘IT application manager’ du Groupe Jolimont. Il s’agit d’informations qui étaient auparavant disponibles sur papier, même s’il y avait parfois des documents numériques, mais dans des fichiers qui n’étaient pas toujours accessibles.

“La grande différence avec le passé est qu’il est désormais possible de rechercher facilement un document – et de le retrouver effectivement, poursuit Van Rasbourgh. L’efficacité de nos processus opérationnels s’en trouve donc améliorée.”

Cela dit, le résultat n’a évidemment pas été aussi simple. “Cela exige un effort important: il faut numériser les dossiers papier et y ajouter des métadonnées, etc.” A terme, le Groupe Jolimont entend regrouper l’ensemble des informations médicales sur la même plateforme. Mais à ce niveau également, d’importants efforts devront être fournis. “Avant de pouvoir archiver des documents médicaux, il faut d’abord les indexer. C’est pourquoi nous allons d’abord revoir toutes les procédures de traitement des dossiers médicaux.”

Convivialité rime avec sécurité

La motivation principale de ce projet est le gain de temps. “Tout ce qui est maintenant en production est disponible en un seul et même lieu, insiste encore Paul-Henri Van Rasbourgh. Nous utilisons pour ce faire l’intranet comme point central. L’utilisateur sait donc où il doit entamer sa recherche puisqu’il y trouve le lien vers la plateforme IRISNext.”

Deuxième avantage majeur, surtout dans un environnement qui traite des données confidentielles: la sécurité. “Les documents sont disponibles en un point central, et uniquement là, ajoute Van Rasbourgh. Ils ne circulent donc par pas courriel.” Mais l’élément le plus important est évidemment la disponibilité des données. “Comme l’information est facile à trouver, elle est également utilisée. Autrefois, un document spécifique se trouvait dans une farde enfermée dans une armoire dans un bureau. Si le collègue qui gérait la farde était malade ou en congé, l’information n’était pas disponible. Et si la personne partait en pension, le risque existait que certaines connaissances soient définitivement perdues. Désormais, ce n’est plus jamais le cas.”