La transformation numérique touche les RH ‘douces’

Les processus numériques sont déjà la norme dans les aspects chiffrés des RH. Mais désormais, le volet ‘doux’ des RH est également impacté par la transformation numérique. Grâce au suivi numérique du bien-être et de la prévention, une entreprise prend les devants.

Dans les faits, la numérisation des RH ‘dures’ reste le point de départ évident. C’est ainsi que le rachat de Base par Telenet a marqué le début de l’accélération de la numérisation des RH. ” Nous avons migré l’ensemble des collaborateurs de Base vers la plate-forme RH d’Attentia, explique Kris Legroe, directeur Compensation & Benefits chez Telenet. Ce faisant, tout le personnel de Base et de Telenet est désormais géré par le même secrétariat social. ” Dans le même temps, Telenet s’est mise en quête d’une solution susceptible d’améliorer la communication des informations à ce secrétariat social. ” Nous avions développé notre propre application d’enregistrement des temps, ajoute Kris Legroe. A la fin de chaque mois, les collaborateurs devaient encoder leurs prestations ainsi que les vacances prises et les éventuels congés de maladie. ”

Durant le mois cependant, le département RH de Telenet n’avait aucune vue sur l’état des jours de travail, de vacance ou de maladie. ” Les collaborateurs recevaient une avance de 95 % le 25e jour du mois. Cette avance tenait déjà compte du crédit-temps et d’autres conventions notamment. Pourtant, le traitement des autres informations générées par l’enregistrement des temps exigeait encore pas mal de travail manuel. ” Telenet décida de simplifier le processus avec DOTS, la plate-forme d’Attentia qui associe RH et bien-être. ” Mais finalement, nous ne nous sommes pas contentés d’une simple optimisation du processus, explique Kris Legroe. L’objectif était également de changer la culture. ” Sur la plate-forme, les collaborateurs peuvent indiquer leurs vacances planifiées bien à l’avance. Dès lors, les RH disposent plus rapidement des informations correctes pour un calcul exact des salaires.

Dossier du personnel numérique

DOTS est conçu de manière relativement intuitive, ce qui n’a pas nécessité de véritable cycle de formation. Cela dit, un manuel numérique a été rédigé sous forme d’un PDF interactif qui permet aux collaborateurs de suivre différents scénarios sous forme d’exemples. ” Les collaborateurs sont passés assez rapidement à DOTS, précise Kris Legroe. Le principal défi a été le changement de culture. Les employés doivent prendre l’habitude de compléter par exemple leurs vacances directement dans le système, même s’ils ne prennent leurs vacances que des mois plus tard. ” Le gain de temps réside dans la disponibilité d’informations changeantes, comme les vacances, heures supplémentaires et maladies. ” Les maladies de longue durée – plus de 30 jours – induisent un processus relativement complexe, estime Kris Legroe. Mais si l’information est connue à temps, le traitement peut en être quelque peu simplifié. ”

Par ailleurs, le déploiement de DOTS a impacté le processus de paiement des salaires. ” Nous ne travaillons plus avec des avances. Nous payons désormais nos collaborateurs l’antépénultième jour de travail du mois. ” L’abandon des avances se traduit par un gain de temps direct. Mais elle permet aussi d’améliorer le processus. ” Si tous les collaborateurs utilisent demain la plate-forme de manière optimale, le bénéfice sera encore plus important. ” Telenet a implémenté DOTS au niveau de l’enregistrement des temps et de la gestion des jours de vacances, mais compte bien aller au-delà. ” Sur la plate-forme, les collaborateurs retrouvent leur fiche de paie et le compteur de leurs jours de vacances. Ils peuvent encoder leurs heures supplémentaires prestées et demander des jours libres. ” Et à terme, Telenet entend proposer sur la plate-forme un dossier du personnel numérique complet pour chaque collaborateur. L’arrivée du RGPD a d’ailleurs rendu la question du dossier du personnel numérique encore plus contraignante. ” La plate-forme numérique permet de prévoir certaines règles, conclut Kris Legroe, ce qui permet d’autoriser ou non l’accès à des données spécifiques à un collaborateur pour certains profils. Avec un dossier du personnel papier, ce type de situation est beaucoup plus difficile à régler. ”

Le bonheur au travail

Pour le prestataire de services IT allemand Bechtle, la numérisation des aspects ‘doux’ des RH s’inscrit dans la stratégie de forte croissance de ces dernières années. Bechtle Belgique emploie entre-temps quelque 100 collaborateurs, en progression de 25 % par an. Dans le climat actuel de guerre des talents, le défi est non seulement de trouver suffisamment de nouveaux collaborateurs, mais aussi de les garder à plus long terme. Pour supporter ce processus, Bechtle s’appuie sur la plate-forme Pulse de SD Worx. ” Nous passons une bonne partie de notre temps au travail, fait remarquer Inge Theuwissen, HR-manager. Dès lors, il est essentiel non seulement que les conditions salariales soient bonnes, mais aussi que le collaborateur aime se rendre au travail, qu’il y soit heureux. ”

Ce bonheur recouvre selon Inge Theuwissen différents aspects. ” Il s’agit de santé, d’équilibre entre travail et vie familiale, de déplacements domicile-travail plus rapides. De même, l’ergonomie est importante, non seulement l’agencement du bureau, mais aussi les outils de travail. ” Pour cartographier la satisfaction des collaborateurs, l’entreprise organise, outre des évaluations de fonctionnement classiques, des enquêtes de satisfaction régulières. En pratique, il ne se révélait pas toujours facile de traduire les constatations en actions concrètes. En outre, le délai entre deux enquêtes était trop long pour pouvoir parler de contrôle.

Mesurer en temps réel

Dans une plus petite organisation, la direction sait ce qui se passe sur le terrain, mais dans une plus grande structure en croissance, les choses sont plus complexes. ” Notre vitesse de croissance empêche de pouvoir contrôler la situation en permanence “, précise Inge Theuwissen. Tel est précisément l’objectif de Pulse de SD Worx. ” Chaque collaborateur reçoit de temps à autre un courriel, explique Inge Theuwissen. Il se rend alors sur la plate-forme au moment qui lui convient et répond à une question. Cela ne lui prend pas plus de 3 minutes. ” Le collaborateur se voit proposer toute une série de questions : les objectifs sont-ils clairs ? l’outil en question répond-il aux attentes ? l’exposé lors de la présentation était-il clair ? ” Si un collaborateur répond positivement alors qu’un autre est négatif, Pulse associe les deux réponses. ” Ce faisant, la plate-forme simplifie le dialogue entre collègues.

Cette approche permet à la fois de renforcer l’entente entre collaborateurs et de supporter la culture ouverte de Bechtle. Et en fonction de la réponse du collaborateur, une autre question lui est envoyée. Ce faisant, la plate-forme permet d’évaluer en continu et de manière efficace le bien-être au travail. Le département RH de Bechtle suit les résultats de manière anonyme en temps réel grâce au module d’analyse visuel intégré. Lorsqu’un problème est mis en lumière, l’entreprise peut réagir directement et apporter une solution. Ce faisant, Bechtle évite l’accumulation de frustrations. La filiale belge de l’entreprise joue un rôle de pionnier au niveau du groupe dans l’utilisation de Pulse. ” Prochainement, tous les départements RH de l’ensemble de l’Europe se réuniront, conclut Inge Theuwissen. Nous y présenterons les résultats de Pulse. ” Entre-temps, Bechtle Pays-Bas a lancé un projet pilote avec l’outil.