La gestion des licences, une affaire de spécialistes

Pour pouvoir utiliser un logiciel, il convient de payer un droit de licence. Reste que certains éditeurs jouent à ce niveau un double jeu en rendant les licences toujours plus complexes et en exerçant un contrôle sans cesse plus strict.

” C’est comme si vous aviez acheté un poulet, déclarait un CIO au quotidien financier néerlandais FD. Mais qu’au moment de le cuire, vous receviez un message de votre supermarché vous indiquant qu’il n’y avait pas un, mais trois poulets. Et qu’il s’agissait en fait de dindes et non pas de poulets. Avant de vous envoyer la facture. ” Dans ce même article, plusieurs CIO expliquent ce qu’ils qualifient de ” mainmise des géants du logiciel. ” Dans notre pays également, de nombreuses entreprises commencent à voir l’autre face des éditeurs de logiciels. Ainsi, plus de 4 entreprises belges sur 10 ont reçu au cours des deux dernières années la visite de leur fournisseur dans le cadre d’un audit, comme il ressort d’une enquête de l’association Beltug des décideurs ICT. Et ce sont en effet surtout les grands éditeurs qui mènent de tels audits : Microsoft, SAP, IBM et Oracle.

” Les licences et les abonnements cloud sont particulièrement complexes, ajoute Danielle Jacobs, présidente de Beltug. Dans le même temps, la transparence fait largement défaut. ” Pourtant, le cloud devait grandement simplifier la problématique des licences. Or il n’en est rien. ” Les prestataires calculent différemment dans le cloud, mais la tarification reste extrêmement compliquée. Parfois, on paie par utilisateur, parfois par appareil. Mais combien de collaborateurs peuvent-ils utiliser le même appareil ? Certaines licences sont calculées en fonction du nombre de factures traitées par une entreprise avec le logiciel en question, alors que d’autres modèles comptent les licences par appareil et que certaines applications sont fonction des données consultées par le système. ”

Pas de mauvaise volonté

Pourtant, les entreprises apprécieraient d’être conformes. Elles savent que le risque d’un audit est réel et qu’en cas d’enquête, certains éléments cachés pourraient être mis en lumière. ” Lorsqu’un problème survient, ce n’est pas forcément une question de mauvaise volonté “, estime Dries Moelans, ‘managing partner’ de Monin, une entreprise du groupe Cronos spécialisée en services gérés pour bases de données Oracle, Microsoft et MySQL notamment. ” Prenez l’exemple d’Oracle : tout est téléchargeable gratuitement, sans clé de licence. Mais rares sont les développeurs ou les gestionnaires qui savent exactement pour quelle fonction une licence supplémentaire est ou n’est pas nécessaire. En général, il faut un audit pour le savoir. ”

Pour aider ses clients, Monin a conclu un partenariat avec LicenseFortress. ” Cette entreprise maîtrise parfaitement les modèles de licence d’Oracle, ajoute Dries Moelans. De son côté, LicenseFortress veille à ce que l’entreprise soit et reste conforme avec sa solution de monitoring de la conformité en temps réel. Mieux encore, en cas de procès en justice, LicenseFortress prend en charge les frais de dossier. Et si le client est condamné, l’entreprise verse également les dédommagements concernés. J’ajoute que ce service sera d’ailleurs bientôt étendu aux produits de Microsoft. ”

Elément de négociation

D’un point de vue général, il semble que l’audit s’inscrive peu à peu dans un message commercial plus large. ” Avant toute utilisation, il faut payer, considère Danielle Jacobs. A ce niveau, aucune discussion possible. Mais du fait de la complexité, il se révèle excessivement difficile d’être conforme. En cas d’audit, il semble qu’il y ait toujours un problème. Il y a alors une exigence de paiement supplémentaire, exigence qui s’inscrit en fait dans la négociation commerciale. Dans le même temps, les entreprises doivent investir massivement pour se doter de connaissances spécifiques sur l’évolution des modèles de licence, ce qui les oblige à changer souvent de consultant et d’outil. ”

Or un éditeur sait pertinemment bien qu’une entreprise ne changera pas facilement d’ERP ou de base de données. Dans le même temps, une entreprise peut considérer l’indemnisation en matière de licence comme une rupture de contrat potentielle, par exemple lors de négociations sur l’élargissement du périmètre d’une implémentation. Dans un tel contexte, l’approche de LicenseFortress apparaît comme une bonne chose pour toutes les parties. ” Les entreprises peuvent se concentrer sur leur coeur de métier, éviter des discussions et procédures inutiles, alors qu’Oracle conserve ses clients. ”