Exit la Plume d’oie…

” De la plume d’oie de Napoléon au 21e siècle. ” Ou comment le lauréat du ‘meilleur projet’ des eGov Awards 2019 considère la valeur et l’importance de son initiative.

Cette année, le jury a une nouvelle fois reçu un peu moins de projets que précédemment – 31 au total. Sans doute, la formation actuelle du gouvernement y est-elle pour quelque chose. Cela étant, la toute dernière réforme de l’Etat s’est traduite par une série de projets dans le cadre de l’implémentation des nouvelles compétences. De même, les projets émanaient largement de Flandre, une constante au fil des années. Le projet récompensé surpasse en tout cas les concurrents, tant sur le plan historique qu’héroïque, tout en se distinguant par son approche numérique ‘audacieuse’.

Etat civil du 21e siècle

Le projet récompensé peut incontestablement être qualifié d’historique dans la mesure où la tradition papier de l’époque de Napoléon prend une forme totalement numérique (y compris la migration des anciens actes vers la nouvelle base de données). Avec la modernisation de l’état civil, ce sont 682 registres autonomes qui sont remplacés par une seule base de données centrale, avec mise à jour automatique du Registre national. Ce nouvel état civil s’appuie sur des services Web pour la création, la modification, l’annulation et la consultation d’actes, de même que pour les demandes de copies et d’extraits, indépendamment de l’endroit où ils ont été rédigés. Mieux encore, il s’agit ici de documents purement numériques, créés de manière totalement dématérialisée sous la forme de métadonnées. L’acte est signé de manière totalement numérique (sur papier, avec un code QR vérifiable) et parfaitement indépendant de sa langue. Il n’y a donc plus besoin de traduction.

Bref, l’acte est un jeu de données numériques et donc plus un document papier à l’origine qui est converti sous forme numérique, comme c’est le cas d’un PDF. Ce nouvel état civil apparaît dès lors comme un pionnier numérique qui doit également expliquer son fonctionnement à l’étranger. L’avantage supplémentaire est que le système est sensible aux fraudes de documents provenant de l’étranger. Pour l’Europe, cette modernisation représente un cas d’école de réussite.

A terme, le projet doit encore être étendu, notamment avec l’intégration de nouveaux flux de déclarations électroniques et la possibilité pour le citoyen de consulter ses données. De même, l’intégration avec l’eBox est à l’agenda.

Collaboration indispensable

Le nouvel état civil a été lancé sous forme de ‘big bang’ le 31 mars 2019 dans l’ensemble des 581 communes et 102 consulats. La réussite de ce projet dépendait d’une bonne collaboration entre administrations. Cette même collaboration était d’ailleurs également nécessaire dans le développement multidisciplinaire et – plus important encore – dans la mise en place d’un cadre légal totalement nouveau (y compris la suppression de dispositions devenues superflues, la remodélisation de procédures et l’introduction d’une gestion électronique). Voilà qui n’avait rien d’évident dans la mesure où le projet a réussi à surmonter de manière héroïque les obstructions et les discussions juridiques du chef de groupes ayant estimé durant des années que ‘leur boutique avait priorité’. Il s’agit dès lors d’un exemple particulièrement réussi de projet ‘inter-départements’ et avec une gouvernance ‘partagée’.

La liste des organismes et autorités participantes fait figure de ‘who’s who’, que ce soit au niveau fédéral (y compris 4 SPF), des communes et d’une série d’organisations/institutions (comme les Archives de l’Etat ou l’ONSS). Et bien sûr aussi les cabinets de la Justice, de l’Intérieur, des Affaires étrangères et de la Simplification administrative pour la modification du cadre légal et la gestion de haut niveau.

Les jeux de données seront d’ailleurs proposés sur une plateforme spécifique dans le cadre de ‘données ouvertes’. La collaboration sera en outre poursuivie pour développer de nouvelles interfaces, comme avec le SPF Justice pour les informations sur les jugements en matière de divorce et de changement de nom.

Chiffres concrets

Et, ‘last but not least’, il ne faudrait pas passer sous silence la rentabilité du projet. Souvent, de tels projets ne permettent pas de présenter des chiffres concrets en termes financiers, au-delà de leur valeur sociétale potentielle, ce qui n’est pas le cas pour ce projet de modernisation. En effet, pas moins de 39,6 millions ? sont économisés par an en charges administratives, dont 11,4 millions ? pour le citoyen, 12,6 millions ? pour les communes et 5,6 millions ? pour les entreprises. Par ailleurs, l’administration fédérale devrait dépenser 11,3 millions ? de moins en frais de fonctionnement, ce qui correspond à environ 77 ETP. Dans ces chiffres, on retrouve notamment une diminution sensible des coûts d’archivage et d’actualisation de documents, outre une baisse considérable de la charge de travail (notamment dans les greffes) et une augmentation de l’efficience (y compris moins d’erreurs).

Mieux encore, même l’environnement y gagne, selon les chiffres : moins de déplacements physiques permettent d’économiser quelque 1.664 T de CO2, tandis que la numérisation sauve environ 852 arbres (puisque 7 millions de feuilles de papier en moins). Tous ces chiffres ont été calculés sur base du rapport émanant de KPMG et de l’Université de Hasselt. Et bien sûr, le citoyen profitera d’un service plus rapide puisque tel est finalement l’objectif recherché.