Dans le bureau hybride, le bien-être devient une priorité

Après l’été, nous reviendrons progressivement au bureau. Avec des réserves, toutefois. Pourtant, rien ne sera sans doute plus comme avant.

” La crise de la Covid-19 a provoqué une véritable onde de choc, estime Arnaud Spirlet, directeur général de Cisco Systems. Les entreprises parlaient depuis de nombreuses années de numérisation et de nouveau mode de travail. Mais en pratique, les entreprises néerlandaises étaient désormais en avance sur leurs homologues belges. ” Ce constat ressort également des chiffres publiés en octobre 2019 par SD Worx puisqu’à peine la moitié des employeurs avaient prévu des accords formels en matière de télétravail. Et pour l’autre moitié des employeurs, le télétravail était tout simplement interdit.

Pression

Le premier confinement a mis de très nombreuses sociétés devant un défi immense. En effet, elles ont dû basculer en très peu de temps vers le télétravail. ” Nous avons vraiment dû venir en aide à nombre de nos clients durant cette période, précise Arnaud Spirlet. Ceux-ci avaient besoin d’équipements supplémentaires, mais aussi de licences, de sécurité, etc. ” Et à l’été 2020, une nouvelle surprise les attendait: le télétravail n’avait finalement pas été une catastrophe. Arnaud Spirlet: ” La productivité n’avait pas baissé et de nombreux collaborateurs étaient heureux de télétravailler. ”

” J’estime qu’avant la pandémie, 10% sans doute des employés avaient la possibilité de faire du télétravail “, considère Pierre Dumont, directeur général de NTT, prestataire de services IT. L’annonce du premier confinement a induit une pression énorme. En 2 jours, les entreprises ont dû basculer vers le télétravail à 100% pour leurs collaborateurs – et ce, 100% du temps. ” Voici 10 ans, cela aurait été impossible à mettre en place, précise Pierre Dumont. Mais désormais, il paraît possible de déployer une telle technologie à grande échelle et en peu de temps. ”

Manque d’appareils

Reste que pour bon nombre d’organisations, l’exercice a été périlleux. ” Avant le confinement, tous les collaborateurs ne disposaient pas d’un ordinateur portable, loin de là, fait remarquer Pierre Dumont. Ou n’avaient pas à la maison une connexion Internet adaptée. A l’époque, nous avons vraiment travaillé jour et nuit pour venir en aide à nos clients. ” Du fait de la hausse soudaine de la demande, on a même assisté à une pénurie d’équipements IT. ” A un certain moment, il n’y avait plus d’appareils disponibles, se souvient Arnaud Spirlet. Les entreprises se sont rendues dans les grandes surfaces pour y acheter ce qu’elles pouvaient. ”

Cela s’est traduit par une plus grande hétérogénéité du parc de PC. En effet, certains employés recevaient un laptop professionnel, tandis que d’autres devaient se contenter d’un modèle grand public. Dans les semaines et les mois qui suivirent le télétravail obligatoire, de très nombreux employeurs ont commencé à mieux équiper le bureau à domicile de leurs collaborateurs. Ceux-ci ont souvent eu la chance d’obtenir un siège de bureau plus confortable, un écran supplémentaire ou de petits accessoires comme un support pour ordinateur portable, un clavier supplémentaire ou une souris.

Le bon équilibre

Entre-temps, tous les regards se tournent vers les prochains mois. D’aucuns évoquent – à condition que les chiffres du coronavirus le permettent – un retour progressif au bureau. Pierre Dumont: ” Tout l’art consistera à trouver le bon équilibre entre trois éléments: les collaborateurs, la technologie et le bureau. C’est pourquoi nous songeons notamment à une appli qui permettra à l’employé de réserver sa place au bureau. ” C’est ainsi que NTT entend garder la mainmise et veiller à ce qu’il n’y ait jamais trop de collaborateurs en même temps au bureau.

” Nous réaménageons nos espaces, poursuit Pierre Dumont. Nous misons ainsi autant que possible sur l’environnement ‘touchless’. L’essentiel est que les employés se sentent en sécurité. C’est ce que nous soutenons au maximum, avec la réservation des postes de travail, des directives sur les déplacements dans les bureaux, etc. ” L’on s’attend globalement à ce que moins de gens viennent au bureau simultanément. ” La sécurité devient prioritaire, insiste à son tour Arnaud Spirlet. Nous ne reviendrons plus jamais au bureau comme avant, c’est clair. Mais dans le même temps, nous croyons beaucoup à une nouvelle situation hybride. Nous estimons qu’un bon équilibre entre le travail au bureau et à domicile présente des avantages. ”

Formations supplémentaires

Chez Cisco également, les préparatifs vont bon train, même si l’entreprise ne prévoit un retour au bureau qu’à la fin de l’été, en novembre précisément. Arnaud Spirlet: ” Nous prévoyons plus de place par poste de travail et nous réduisons la capacité de nos salles de réunion. Des dispositifs à commande vocale vont être prévus et nous nous préparons à des réunions hybrides, entendez des réunions qui combinent des participants en présentiel et des intervenants par vidéo. ”

Au-delà de l’impact pratique de tels changements, Arnaud Spirlet estime que le département RH sera soumis à une charge de travail supplémentaire, non seulement pour encadrer ce qui est autorisé et possible, mais aussi dans le domaine de la formation et du recyclage. ” Comment par exemple bien gérer une réunion hybride en tant que responsable? ” Des formations sur de tels thèmes sont indispensables. ” Dans une réunion hybride, chaque participant doit avoir un niveau de parole identique et comparable, précise Pierre Dumont. Ce n’est pourtant pas aussi évident qu’il n’y paraît pour celui qui guide la réunion. ” Au niveau des formations techniques également, ce n’est pas un luxe superflu. Il est essentiel que chaque collaborateur puisse maîtriser des outils comme Teams, Zoom ou Webex. Or c’est loin d’être évident pour tout le monde.

Employee experience

“Le rôle des RH a fondamentalement changé”, note Pierre Dumont qui estime que l’importance des RH ne fera que croître à l’ère post-coronavirus. “De nos jours, les employés ont de très nombreuses questions à poser au département RH. Pour ma part, j’étais autrefois surtout en contact avec les RH pour les recrutements et les rémunérations. Mais désormais, l’accent est mis nettement plus sur le bien-être et la sécurité.” Aujourd’hui, pratiquement tout le monde est convaincu que l’on n’en reviendra plus au travail au bureau à 100%. Pierre Dumont: “Dès lors, il n’est que logique que les choses bougent également au niveau des RH. D’ailleurs, il ne faudrait pas oublier que le télétravail n’est pas aussi évident pour tout un chacun. Tout le monde ne dispose pas forcément d’un espace à la maison. Les RH doivent y veiller. Une politique HR inclusive fait ici la différence.”

Mieux encore: la manière dont une entreprise encourage l’équilibre entre travail à domicile et travail au bureau contribuera à améliorer l’attractivité de l’employeur. ” L’intensité de la guerre des talents ne fera que se renforcer, croit savoir Arnaud Spirlet. L”employee experience’ jouera un rôle déterminant dans ce contexte. ”

Une enquête menée par le prestataire de services HR Hudson confirme cette tendance: le bien-être est en tête des priorités du département HR, suivi de près par le ‘nouveau mode de travail’ et la transformation numérique.

Ibiza

Si la pandémie pouvait n’avoir – malgré tout – qu’un seul avantage, ce serait la vitesse à laquelle les entreprises poursuivent le déploiement de la numérisation. “Le résultat est nettement meilleur et plus rapide que si nous l’avions initié en tant que fournisseur, sourit Arnaud Spirlet qui estime que l’exercice est particulièrement positif. ” En mars et avril de l’an dernier, 90% des entreprises belges sont parvenues à basculer vers le télétravail à 100%. Cet investissement est désormais réalisé et les entreprises vont donc continuer à l’exploiter.”

C’est par ailleurs une réalité qui ouvre la porte à de nouvelles interrogations. Arnaud Spirlet: “Si nous pouvons demain à nouveau voyager plus facilement et que l’employé est inscrit pour une semaine de télétravail, celui-ci pourra-t-il prendre l’avion pour Ibiza et travailler à distance sur la plage durant cette semaine?”