La Facilitair Bedrijf de l'administration flamande est chargée, comme son nom l'indique, de 'faciliter' le travail des services publics flamands au niveau de la construction et de l'exploitation de bâtiments, de la gestion technique et de la maintenance, ainsi que des postes de travail, véhicules, restauration, vêtements de travail, logistique, nettoyage, contrats cadres, etc. L'entreprise emploie 862 collaborateurs pour un budget de fonctionnement de 228 millions ?. Cette Facilitair Bedrijf gère 17 bâtiments et 10 restaurants, mais fournit également des services ICT communs aux administrations flamandes via différents contrats pour un total de 240 millions ?. C'est ainsi que la Facilitair Bedrijf livre le réseau destiné à 192 bâtiments occupés par l'administration flamande. Il s'agit d'une solution basée sur la technologie Cisco et gérée par la société commerciale HB-plus de Proximus et DXC.

Le point de départ est toujours un 'business case' cohérent.

Le siège central de la Facilitair Bedrijf est sité dans le tout nouvel immeuble Herman Teirlinck à Tour & Taxis. Le bâtiment fait office de vitrine de la vision de la Facilitair Bedrijf en matière de bâtiments modernes. En l'occurrence, les applications d'IoT jouent un rôle de premier plan. " Ce n'est pas la technologie qui sert de point de départ, mais la plus-value de la solution pour l'utilisateur, explique Peggy Excelmans, 'IT manager' de la Facilitair Bedrijf. Nous débutons souvent par une question ou une remarque d'un utilisateur. Cela nous permet de voir comment l'IoT peut permettre d'améliorer un service spécifique ou de réaliser une économie. Le capteur lui-même n'est jamais la base. "

En quête d'efficacité

Quoi qu'il en soit, la stratégie claire de la Facilitair Bedrijf - pas de projet sans 'business case' positif - ne constitue pas un frein majeur. " Finalement, un tel projet IoT permet de déposer des chiffres solides sur la table, estime Luc Verdegem, responsable du programme Réseaux. C'est ainsi que des capteurs qui mesurent l'occupation de lieux de travail nous fournissent des données concrètes pour atteindre une occupation optimale. " La Facilitair Bedrijf gère 12.700 postes de travail pour différentes administrations flamandes. Une occupation optimale permet notamment d'atteindre les objectifs fixés en termes de CO2. Mais d'autres applications ciblent l'efficacité. " C'est ainsi que nous mesurons les temps d'attente dans nos restaurants d'entreprise et consolidons toutes ces données, explique Luc Verdegem. Ce faisant, un collaborateur peut savoir combien de temps il devra attendre. "

En combinant ce type d'informations à d'autres données ¬ par exemple la météo ¬, la Facilitair Bedrijf pourra aller à terme encore plus loin. Ainsi, il sera possible de mieux prévoir les pics en cuisine et d'en tenir compte dans le planning de production. De même, le système de réservation des salles de réunion ne se limite désormais plus aux applications classiques existantes. " La difficulté liée à un tel système de réservation est que l'on se retrouve inévitablement avec des réservations très précoces, note Peggy Excelmans. Bref, réserver une salle des mois à l'avance pour être sûr d'avoir de la place. Puis d'oublier de modifier ou d'annuler la réservation par la suite. " En cartographiant et en gérant les réservations précoces et les 'no-shows', la Facilitair Bedrijf peut établir des rapports très précis et lancer des actions de sensibilisation. " D'ailleurs, ajoute Luc Verdegem, celui qui réserve une salle dans notre bâtiment doit s'identifier physiquement au début de la réunion grâce à l'écran à l'entrée. S'il ne le fait pas, le système libère à nouveau la salle. "

Une seule appli centrale

En 2013, les services de l'administration flamande ont déménagé des bâtiments Arenberg, Ellips et Ferrari vers un nouveau bâtiment situé à proximité de la gare de Bruxelles Nord, dans l'ancien site du WTC. Ce nouvel immeuble - abritant bureaux, appartement et un hôtel - finalisait un projet d'envergure intégrant également le bâtiment Herman Teirlinck et la rénovation du bâtiment Conscience. " Les données collectées par différents systèmes devront à terme être regroupées dans une appli centrale, poursuit Luc Verdegem. Lorsqu'un collaborateur se connecte sur un poste de travail, celui-ci reçoit automatiquement les réglages personnels de l'employé en question, et notamment la hauteur correcte de son plan de travail ou son éclairage adapté. " Via cette appli unique centrale, les collaborateurs pourront tout aussi bien commander leur repas ou réserver un vélo de service. " Tout est regroupé au sein d'un seul réseau physique, mais logiquement distinct, précise encore Luc Verdegem. Dans cette optique, nous déployons bientôt un réseau de type 'software-defined'. "

De même, ce nouvel immeuble proposera une réception totalement différente des visiteurs. " Le comptoir d'accueil classique disparaît, ajoute Peggy Excelmans. A la place, on trouvera une technologie intelligente où le visiteur s'enregistra lui-même et pourra voir où se trouve la salle réservée. " La Facilitair Bedrijf précise à cet égard qu'il s'agira d'une application intuitive et facilement accessible. Mais à nouveau, un projet pilote sera lancé au préalable. " Si nous installons aujourd'hui un agent conversationnel au bar à sandwiches, nous ne faisons pas parce que c'est chouette, poursuit Peggy Excelmans. Il s'agit de permettre à nos collaborateurs de consulter plus rapidement le menu, de demander des informations sur les allergènes et de passer ensuite commande. Dans le même temps, nous tenons à l'oeil la file d'attente. Si un effet positif est constaté, nous installerons alors le 'chatbot' dans d'autres bars à sandwiches que nous gérons. "

Besoin de collaboration

L'ambition de la Facilitair Bedrijf est de ne plus autoriser que des applications IoT à partir du courant de 2023. C'est ainsi que pour l'utilisation d'une voiture de service, une appli enregistrera automatiquement la distance parcourue et calculera l'indemnisation. De même, une solution de nettoyage de type 'activity based' verra le jour, ce qui évitera que le personnel d'entretien nettoie forcément l'ensemble du bâtiment, même si une attention particulière sera portée aux zones spécifiques en fonction des activités ou des événements prévus. " Pour l'inspection des toits et des panneaux solaires, nous utilisons des drones, poursuit Peggy Excelmans. Grâce aux images fournies, nous pouvons planifier plus efficacement les entretiens. " De même, le 'no-scanning' est prévu pour 2023. " Ce faisant, il suffira au restaurant de passer son plateau repas devant une porte de scanning après quoi à la fois le repas, mais aussi le collaborateur sont reconnus, tandis que le montant exact sera débité du compte en question. "

Certes, il reste pas mal de pain sur la planche pour consolider l'ensemble des applications et des idées au sein d'une même appli. C'est ainsi que le contrôle de la qualité des données constituera un défi majeur. " Il faudra également - et surtout - renforcer l'approche et la collaboration, estime Peggy Excelmans. Aujourd'hui, on trouve encore trop d'applications autonomes dans le domaine IoT. " De même, la sécurité devra être renforcée, sachant qu'il ne s'agit pas actuellement de la priorité n° 1 des fournisseurs IoT. " Il s'agit pourtant d'un must pour nous, insiste Peggy Excelmans. Nous gérons en effet des données confidentielles de citoyens et d'entreprises. Au niveau de la sécurisation de ces données, nos exigences sont plus strictes que celles des banques. "

Le bâtiment Herman Teirlinck à Bruxelles: complexe de bureaux ayant une fonction exemplaire autour de la vision du département Facility Services. © Extensa