Désormais, les nouveaux modes de travail sont largement généralisés, pensez-vous. Et pourtant... Voici quelques années encore, ce terme est surtout synonyme de possibilité de télé-travail, de travail à domicile, chez un client, sur la route, etc. La dimension numérique de cette approche se limitait à l'époque globalement à un accès distant à des documents et applications. Les communications unifiées - avec des applications comme la présence et la visioconférence - devaient supporter la collaboration entre collègues. Mais ces nouveaux modes de travail étaient aussi associés à la notion d'un nouveau type de leadership, basé sur la confiance au lieu de contrôle.

Reste que les nouveaux modes de travail que les entreprises évoquent désormais pour attirer de nouveaux collaborateurs semblent bien différents. Le travail à domicile reste accessible, même si l'on entend toujours plus souvent le cas d'entreprises qui stimulent précisément leurs collaborateurs à revenir travailler au bureau. Evoquant l'implication et l'engagement. La notion moderne de 'nouveaux modes de travail' se retrouve désormais surtout dans différents projets de construction récents, qu'il s'agisse du quartier-général de Barco à Courtrai par exemple aux nouveaux bureaux d'Axa à Bruxelles ou au nouveau siège de Deloitte au Brussels Airport. Il s'agit là d'autant d'exemples de la manière dont des entreprises entendent adapter le poste de travail aux besoins modernes de leurs collaborateurs. En l'occurrence, le rôle de la technologie ne se limite plus à la communication et à la collaboration.

Moins de m2

Certes, la mobilité demeure un aspect important dans la relation avec l'employeur. Ainsi, les collaborateurs travaillent également au départ de leur domicile, chez le client ou dans un bureau satellite. Le nouveau siège d'Axa par exemple, s'appuie pour ce faire sur un ratio de 0,6 : pour 10 collaborateurs, 6 postes de travail sont prévus. Microsoft va même plus loin : le nouveau quartier-général de l'entreprise à Brussels Airport ne dispose que de 123 postes de travail pour 400 membres du personnel. " L'occupation moyenne est de 80%, explique Valérie Pierre, COO de Microsoft Belux. Nos collaborateurs travaillent en moyenne un tiers de leur temps au bureau, un tiers chez des clients et un tiers à la maison. " A noter que Microsoft a opté pour une approche particulièrement ouverte puisque 2 des 3 étages sont destinés aux partenaires qui peuvent y suivre notamment des formations, mais qui peuvent tout aussi bien y recevoir des clients.

" La numérisation du plan cafétéria offre davantage de flexibilité encore à nos collaborateurs. " Nelly Sekirin, 'employee care & legal manager' de Business & Decision

Les nouveaux bureaux sont agencés selon le principe du 'activity-based working'. A côté de bureaux paysagers, on trouve également des salles de réunion, des espaces pour téléphoner et des zones pour travailler en toute tranquillité. A cet égard, la transformation numérique se situe en partie derrière les écrans. Ainsi, les plafonds des salles et des postes de travail sont dotés de capteurs qui collectent des données qui forment le point de départ de différentes applis. Celles-ci sont conçues pour faciliter le travail au bureau. C'est ainsi que les collaborateurs de Microsoft utilisent une appli permettant de visualiser si un poste de travail, une salle de réunion ou un emplacement de parking est libre. " Les données sur l'occupation des salles de réunion nous permettent d'effectuer une évaluation au bout de quelques mois, ajoute Valérie Pierre. Nous pouvons ainsi voir les salles qui sont plus ou moins utilisées, ainsi que leur capacité, leur agencement, le mobilier, etc. Ce faisant, nous pouvons continuer à optimiser la répartition de nos espaces de bureau. " Dans le même temps, les capteurs enregistrent les données relatives à la température, l'éclairage, le CO2 et le bruit. Toutes ces informations permettent au département 'facility management' de mieux adapter le chauffage et la ventilation aux besoins des collaborateurs.

Transformation numérique et culturelle

Le fait que Microsoft ait choisi une culture ouverte, soutenue par des outils numériques, ne doit rien au hasard. Une enquête du Forum Economique Mondial indique en effet que plus de 4 'millennials' sur 10 sont mécontents de la culture et des outils de leur employeur - et y voient une raison de quitter éventuellement leur employeur dans les 2 années. " La pression sur les RH est énorme, relève Victor-Jan Leurs, directeur général Digital Workspace EMEA du fournisseur de services IT Insight. Le département doit attirer de nouveaux collaborateurs, mais en même temps renforcer le taux de rétention. " Selon Insight, la culture de l'entreprise joue à cet égard un rôle clé de succès. " C'est cette culture qui doit précisément être le moteur de la transformation numérique du poste de travail. "

L'Insight Digital Workspace (IDW) doit apporter une réponse à ce défi. L'outil - basé sur Microsoft Office 365 - ne propose à l'utilisateur que des informations pertinentes. " Le collaborateur d'une entreprise reçoit en moyenne 120 courriels par jour, remarque Benoit Vanhove, 'solution sales manager' d'Insight. Ce faisant, il est occupé 13 h par semaine. " IDW vise notamment à freiner cette progression, l'intelligence artificielle étant utilisée en arrière-plan comme outil d'auto-apprentissage. " L'outil apprend qui vous êtes et ce qui est pertinent pour vous, explique encore Benoit Vanhove. Il s'agit d'un tableau de bord qui centralise l'ensemble de ces données. Ce faisant, le collaborateur se voit proposer tout ce dont il a besoin dans un seul et même outil, au lieu d'utiliser 7, 7 voire davantage de solutions différentes. " Une institution de soins néerlandaise qui utilise IDW affirme que ses collaborateurs gagnent ainsi de 30 à 45 minutes par jour.

" La culture d'entreprise constitue le moteur de la transformation numérique du poste de travail. " Victor-Jan Leurs, directeur général Digital Workspace EMEA d'Insight

Moins de téléphone, plus de collaboration

Cette évolution de la demande d'outils est également constatée par Inia, l'entité spécialisée en communications unifiées de Xylos. En fait, la demande de téléphonie classique diminue au profit d'applis de collaboration. Preuve de cette évolution, le fait qu'Inia ait disparu comme marque commerciale, les services étant désormais gérés par la division Advanced Workplace de Xylos. " Le courriel ne disparaîtra pas comme certains défaitistes l'affirment depuis des années, explique Dieter Vandenberghe, fondateur d'Inia. Nous travaillons désormais de manière totalement différente d'il y a 5 ans. La vidéo, le 'chat' et d'autres logiciels rendent le poste de travail multimédia. Et cette évolution a des conséquences également du côté des fournisseurs. " 'Software eats the world', mais également le poste de travail. C'est ainsi que Getronics met en avant la chaîne de blocs et l'IoT notamment comme éléments clés d'une nouvelle expérience utilisateur pour les employés, tandis qu'une couche d'orchestration prend en charge l'ensemble de l'écosystème.

Mais le numérique se retrouve évidemment aussi dans le contexte plus vaste du poste de travail. " Nous sommes nous-mêmes actifs sur le marché de la numérisation, fait remarquer Steven op 't Roodt, directeur RH de Business & Decision. Et nous constatons que la guerre des talents y fait rage. C'est pourquoi nous investissons constamment dans l'environnement de travail de nos propres collaborateurs. " Une stratégie qui a valu à Business & Decision une certification de Top Employer. L'entreprise investit notamment dans le numérique pour expliquer les possibilités de son plan de cafétéria. Même dans cet aspect du poste de travail, la transformation numérique est donc aussi en route.

" Grâce à l'analyse des données que nous captons, nous pouvons continuer à optimiser la répartition de nos espaces de bureau. " Valérie Pierre, COO de Microsoft Belux

Plan cafétéria numérique

Concrètement, Business & Decision s'appuie pour son plan cafétéria BeeFlex sur la plateforme du prestataire de services RH Attentia. " La complexité technique d'un plan cafétéria ne permet pas d'éviter la numérisation ", estime Emmanuel Steels, 'finance & IT director' de Business & Decision. Tous les détails du plan cafétéria sont disponibles via The Hive, la plateforme de collaboration interne de Business & Decision. Outre le salaire et les avantages extralégaux (comme la voiture, le budget télécom, le 'laptop', l'assurance groupe et l'assurance hospitalisation), les collaborateurs ont la possibilité d'adapter leur rémunération flexible selon leurs préférences via le programme BeeFlex. Et 2 fois par an, ils peuvent échanger certains éléments de leur rémunération fixe contre l'un ou l'autre avantage de BeeFlex.

" Ces choix impliquent souvent des éléments légaux et fiscaux relativement complexes, rappelle Nelly Sekirin, 'employee care & legal manager' chez Business & Decision. C'est pourquoi il est important d'encadrer le plan d'informations correctes. " Business & Decision voulait absolument éviter d'expliquer les différentes solutions du plan cafétéria par courriel. Sur le site intranet The Hive, un volet spécifique a été entièrement consacré à BeeFlex. Entre-temps, 9 collaborateurs sur 10 utilisent le programme. " Via l'outil, un collaborateur peut accéder directement à son budget pour savoir quel montant est disponible pour bénéficier d'avantages extralégaux ou changer d'option. " Les 'warrants' sont particulièrement populaires, à côté des appareils multimédias, du plan de pension et de l'allocation familiale supplémentaire.