Lexitech a été fondée voici 70 ans en tant que bureau de traductions techniques. Aujourd'hui, l'entreprise bruxelloise ambitionne d'élargir sensiblement son offre de services pour y intégrer la gestion documentaire, la conception graphique et l'optimisation SEO de sites Web. Lexitech emploie 15 collaborateurs pour un chiffre d'affaires de 2,5 millions ?. " Nos clients sont souvent des fabricants industriels à l'exportation, indique Geert Vanderhaeghe, gérant. Ils ont besoin de toutes sortes de documents - manuels et documentation diverse - dans plusieurs langues. Mais le défi majeur pour ces entreprises est la gestion de l'ensemble de ces documents dans toutes ces versions différentes. "

Entretien ciblé, réutilisation intensifiée

Lexitech désirait depuis un certain temps déjà proposer une telle solution de gestion documentaire et de versions à ses clients, mais ne souhaitait pas développer elle-même une telle application. Geert Vanderhaeghe a alors sondé le marché et est entré en contact avec Schema, une société allemande basée à Nuremberg. Entre-temps, un partenariat a été noué avec l'entreprise dans le but de commercialiser leur produit sur les marchés belge et luxembourgeois. Spécificité du produit de Schema : il s'appuie sur une gestion de composants. " La création et la gestion de la documentation se font de manière très structurée, explique Geert Vanderhaeghe. Cela nous permet d'effectuer le travail de traduction de manière beaucoup plus efficace - en ne traduisant que ce qui est nécessaire - et de réduire ainsi nos coûts. "

Michael Galland, 'business development manager' chez Lexitech, explique le fonctionnement de Schema. " Supposez qu'un fabricant industriel gère 1.000 documents sur une seule et même machine. Le cycle de vie du document est automatiquement associé au cycle de vie du produit. En d'autres termes, lorsqu'un ingénieur modifie un élément de la machine, il n'a plus besoin de consulter le millier de documents pour en adapter à chaque fois le passage concerné. " Le défi était de taille, surtout qu'il s'agissait d'un millier de fichiers Word et InDesign. " Il est beaucoup plus pratique de scinder les documents en composants, poursuit Michael Galland. Dès lors, seuls les composants concernés doivent être mis à jour. En outre, il est nettement plus facile de créer de nouveaux documents en réutilisant des composants existants. "

Mise en valeur de la documentation

Avec Schema, une entreprise peut gérer l'ensemble de sa documentation dans un environnement unique, ce qui permet d'intégrer dans une seule machine les manuels techniques ainsi que les dessins et documents Web, par exemple pour un rendu sur écran. Un système de gestion documentaire classique ne permet pas une telle couverture dans la mesure où son point de départ est le document et non pas les composants constitutifs de ce document. " Nombre d'entreprises n'ont même pas encore franchi le pas de la gestion documentaire, poursuit Geert Vanderhaeghe. Nous voyons encore souvent des entreprises créer leurs nouveaux documents en Word par simple copier-coller. "

Pas vraiment étonnant dans la mesure où les fabricants industriels repoussent l'étape de la documentation au bout du processus. " La génération de la documentation se fait alors le couteau sous la gorge, ce qui ne permet plus de prendre le recul nécessaire pour organiser correctement l'ensemble du processus. " D'ailleurs, ce n'est pas tant le recours à Word qui pose en soi problème, mais la gestion des documents par la suite - ou plutôt l'absence de gestion. " Aujourd'hui, l'accent est surtout mis sur le design et l'ingénierie, considère Geert Vanderhaeghe. Une entreprise peut vraiment gagner en efficacité en mettant la documentation sur le même pied et en impliquant les concepteurs et les ingénieurs. Ce n'est donc pas une question de logiciel, mais de refonte d'un processus complet. C'est alors que le retour sur investissement se révèle le plus élevé. "