Si les entreprises ont été confrontées massivement au télétravail, l'impact de la Covid-19 sur une institution comme une université ne doit certainement pas être sous-estimé. La KU Leuven a traversé cette année 3 phases organisationnelles, comme il ressort de la présentation devant le jury.

Avant la mi-mars, la KU Leuven était encore un campus universitaire traditionnel où les étudiants suivaient la majorité de leurs cours en présentiel, soutenus par des outils numériques. Certes, différents concepts d'apprentissage mixte étaient testés. C'est ainsi que certains professeurs avaient implémenté des concepts comme le 'local de cours inversé' (le professeur donne cours à partir de son domicile et les étudiants sont dans l'auditoire), l'apprentissage hybride ou l'apprentissage en ligne, mais toujours dans le cadre du concept de campus universitaire et le plus souvent en combinaison avec d'autres méthodes d'enseignement.

En mars, la KU Leuven a dû se transformer en un week-end à peine en une université en ligne. La grande majorité des activités de cours a alors été remplacée par une alternative en ligne. Notamment la conception de vidéos (de cours) et leur diffusion via une plateforme de streaming, ou encore les cours en ligne supportés par les outils connus de visioconférence. Les plateformes d'apprentissage ont été massivement utilisées pour les évaluations et les travaux. Certaines activités comme les sessions pratiques ou les ateliers ont été suspendues faute d'alternative en ligne. Pour leur part, les examens ont été organisés sur le campus - en respectant évidemment les mesures de sécurité - ou remplacés par des solutions en ligne lorsqu'il n'y avait pas de risque de fraude.

Au-delà de la matière de cours

Mais en dépit du fait que tout ait bien fonctionné dans le principe, il est clair qu'une université ne se limite pas pour ses étudiants à des matières de cours et de l'apprentissage. L'interaction en direct, les débats passionnés, le co-working et la cocréation par exemple se révèlent nécessaires pour alimenter la recherche innovante. C'est pourquoi la KU Leuven a décidé de se positionner durant l'année académique 20-21 comme une université hybride. En d'autres termes, les étudiants seront accueillis sur le campus lorsque cela sera possible et participeront en ligne puisque cela est possible. En juin, alors même que les équipes étaient occupées notamment à renforcer les logiciels pour permettre de traiter jusqu'à 5 fois plus de charge maximale testée, à effectuer 'patching' d'exploits éventuels, à documenter les examens hors-campus et à assurer les formations, la KU Leuven a annoncé qu'à partir de septembre, les étudiants devraient pouvoir suivre les cours tant à distance que sur le campus.

Public sur-site et en ligne ensemble

Le fait pour un professeur de devoir donner ses cours à la fois avec du public sur-site et à distance induit plusieurs défis. Ainsi, la complexité augmente pour les professeurs et les assistants, mais également en termes de matériels et de logiciels. Une situation hybride se révèle à tous égards plus complexe qu'une situation où tout se fait en ligne. En 8 semaines, toutes les équipes ont dû définir avec précision ce qui était possible et faisable. Chaque département (design, matériel, 'room automation team', ingénieurs système, développeurs de logiciels, édition technique, support, etc.) a proposé un plan d'approche phasé. Il en est résulté une solution totale en 5 axes. D'abord, l'extension de l'infrastructure d'enregistrement vidéo et le déploiement d'une solution 'blue cable': un pont vidéo USB dans 54 locaux permettant de ramener les signaux audio et vidéo sur une seule fiche USB. Une solution suffisamment conviviale pour les professeurs et permettant également d'utiliser des logiciels de visioconférence comme Skype, Microsoft Teams ou BlackBoard Collaborate dans chaque local. Par la suite, la plateforme de diffusion en direct - qui se trouvait déjà au stade de projet pilote - a été renforcée et automatisée en 6 semaines pour desservir simultanément 5.000 à 10.000 utilisateurs. Un quatrième aspect important a concerné le développement d'un outil d'enrôlement adapté avec un 'overhead' administratif le plus réduit possible afin de répartir les étudiants en groupes de manière flexible pour respecter les règles en vigueur à l'époque en matière de coronavirus. Ajoutons que cet outil détermine également quel étudiant est attendu à tel endroit précis et qui doit suivre à distance. Et, last but not least, la documentation nécessaire et le support aux professeurs ont fait l'objet d'une attention particulière.

Si les entreprises ont été confrontées massivement au télétravail, l'impact de la Covid-19 sur une institution comme une université ne doit certainement pas être sous-estimé. La KU Leuven a traversé cette année 3 phases organisationnelles, comme il ressort de la présentation devant le jury. Avant la mi-mars, la KU Leuven était encore un campus universitaire traditionnel où les étudiants suivaient la majorité de leurs cours en présentiel, soutenus par des outils numériques. Certes, différents concepts d'apprentissage mixte étaient testés. C'est ainsi que certains professeurs avaient implémenté des concepts comme le 'local de cours inversé' (le professeur donne cours à partir de son domicile et les étudiants sont dans l'auditoire), l'apprentissage hybride ou l'apprentissage en ligne, mais toujours dans le cadre du concept de campus universitaire et le plus souvent en combinaison avec d'autres méthodes d'enseignement. En mars, la KU Leuven a dû se transformer en un week-end à peine en une université en ligne. La grande majorité des activités de cours a alors été remplacée par une alternative en ligne. Notamment la conception de vidéos (de cours) et leur diffusion via une plateforme de streaming, ou encore les cours en ligne supportés par les outils connus de visioconférence. Les plateformes d'apprentissage ont été massivement utilisées pour les évaluations et les travaux. Certaines activités comme les sessions pratiques ou les ateliers ont été suspendues faute d'alternative en ligne. Pour leur part, les examens ont été organisés sur le campus - en respectant évidemment les mesures de sécurité - ou remplacés par des solutions en ligne lorsqu'il n'y avait pas de risque de fraude. Mais en dépit du fait que tout ait bien fonctionné dans le principe, il est clair qu'une université ne se limite pas pour ses étudiants à des matières de cours et de l'apprentissage. L'interaction en direct, les débats passionnés, le co-working et la cocréation par exemple se révèlent nécessaires pour alimenter la recherche innovante. C'est pourquoi la KU Leuven a décidé de se positionner durant l'année académique 20-21 comme une université hybride. En d'autres termes, les étudiants seront accueillis sur le campus lorsque cela sera possible et participeront en ligne puisque cela est possible. En juin, alors même que les équipes étaient occupées notamment à renforcer les logiciels pour permettre de traiter jusqu'à 5 fois plus de charge maximale testée, à effectuer 'patching' d'exploits éventuels, à documenter les examens hors-campus et à assurer les formations, la KU Leuven a annoncé qu'à partir de septembre, les étudiants devraient pouvoir suivre les cours tant à distance que sur le campus. Le fait pour un professeur de devoir donner ses cours à la fois avec du public sur-site et à distance induit plusieurs défis. Ainsi, la complexité augmente pour les professeurs et les assistants, mais également en termes de matériels et de logiciels. Une situation hybride se révèle à tous égards plus complexe qu'une situation où tout se fait en ligne. En 8 semaines, toutes les équipes ont dû définir avec précision ce qui était possible et faisable. Chaque département (design, matériel, 'room automation team', ingénieurs système, développeurs de logiciels, édition technique, support, etc.) a proposé un plan d'approche phasé. Il en est résulté une solution totale en 5 axes. D'abord, l'extension de l'infrastructure d'enregistrement vidéo et le déploiement d'une solution 'blue cable': un pont vidéo USB dans 54 locaux permettant de ramener les signaux audio et vidéo sur une seule fiche USB. Une solution suffisamment conviviale pour les professeurs et permettant également d'utiliser des logiciels de visioconférence comme Skype, Microsoft Teams ou BlackBoard Collaborate dans chaque local. Par la suite, la plateforme de diffusion en direct - qui se trouvait déjà au stade de projet pilote - a été renforcée et automatisée en 6 semaines pour desservir simultanément 5.000 à 10.000 utilisateurs. Un quatrième aspect important a concerné le développement d'un outil d'enrôlement adapté avec un 'overhead' administratif le plus réduit possible afin de répartir les étudiants en groupes de manière flexible pour respecter les règles en vigueur à l'époque en matière de coronavirus. Ajoutons que cet outil détermine également quel étudiant est attendu à tel endroit précis et qui doit suivre à distance. Et, last but not least, la documentation nécessaire et le support aux professeurs ont fait l'objet d'une attention particulière.