Lorsque nous sommes tous passés au télétravail en mars de l'an dernier, il ne s'agissait certes pas d'un concept totalement nouveau. Reste que la crise du coronavirus l'a imposé à grande échelle. "La perspective a subitement changé, estime Koen Van Beneden, directeur général de HP Belux. Les embouteillages quotidiens ne nous manquaient pas. Nous avons également remarqué que de petites réunions opérationnelles en face à face n'étaient pas toujours nécessaires." Dans le même temps, les limites du télétravail ont rapidement été mises en lumière. "Les réunions créatives à distance n'ont pas vraiment été une réussite. Le contact social faisait défaut, ce qui, chez certains collègues, a impacté leur motivation."
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Lorsque nous sommes tous passés au télétravail en mars de l'an dernier, il ne s'agissait certes pas d'un concept totalement nouveau. Reste que la crise du coronavirus l'a imposé à grande échelle. "La perspective a subitement changé, estime Koen Van Beneden, directeur général de HP Belux. Les embouteillages quotidiens ne nous manquaient pas. Nous avons également remarqué que de petites réunions opérationnelles en face à face n'étaient pas toujours nécessaires." Dans le même temps, les limites du télétravail ont rapidement été mises en lumière. "Les réunions créatives à distance n'ont pas vraiment été une réussite. Le contact social faisait défaut, ce qui, chez certains collègues, a impacté leur motivation." En fait, le scénario idéal se situe à mi-chemin. Certes, nous retournerons demain au bureau, mais la répartition classique entre bureaux paysagers, salles de réunion et cuisine aura disparu. "En lieu et place, on trouvera une salle répartie en 3 zones", explique Koen Van Beneden. D'une part, une zone où les équipes rechercheront la proximité, ensuite une zone de salles partagées pour les réunions, la vidéo où les tâches qui requièrent une grande attention, et enfin une zone de rencontres informelles entre collaborateurs. "Le bureau sera plus petit, mais d'un agencement plus modulaire. Il faut pouvoir répartir l'espace disponible de manière plus facile - par exemple l'agrandir ou le réduire - en fonction de l'activité." Les observateurs estiment qu'après la crise du coronavirus, le télétravail représentera de un à trois jours par semaine. Pour soutenir la productivité du télétravailleur, l'employeur devra consentir des efforts supplémentaires. "Il ne s'agit pas seulement d'ergonomie - songez à une chaise de bureau confortable ou un écran supplémentaire -, mais aussi de technologie, poursuit Van Beneden. Pour de nombreuses tâches, le papier reste un outil de travail important. Or jusqu'à présent, l'impression à domicile avait été trop souvent négligée." De même, les collaborateurs qui doivent se déplacer fréquemment devraient idéalement disposer d'un équipement répondant au mieux à leurs besoins, comme un ordinateur portable disposant d'une batterie de longue durée. Il conviendra donc de trouver un nouvel équilibre, un exercice qui était déjà en cours avant le coronavirus. Selon Securex et Jobat, 25% des employés belges ont connu des problèmes physiques en raison d'un niveau de stress trop élevé. Ainsi, un sur dix était proche du burn-out - ou en en été victime. Une étude de Woods Bagot révèle par ailleurs que la circulation automobile sur nos routes a doublé au cours des sept dernières années. En outre, les travailleurs considèrent qu'il est toujours plus difficile de faire abstraction du travail en dehors des heures de bureau. Ainsi, 65% d'entre eux lisent leurs courriels professionnels juste avant d'aller se coucher. "Le fait qu'il faille changer les choses n'a donc en soi rien à voir avec le coronavirus, estime toujours Van Beneden. Mais la crise a évidemment été l'occasion d'accélérer le rythme de cette évolution sur le long terme." Il faut s'attendre à voir la visioconférence jouer demain un rôle toujours plus important. Le basculement rapide vers le télétravail a permis au grand public d'utiliser plus intensément la vidéo durant l'année écoulée - même s'il ne s'agit à nouveau pas d'un concept nouveau en soi. Si nous utilisons désormais facilement Teams, Zoom ou Webex, il a néanmoins fallu un long apprentissage. Paul Docx a été un spectateur privilégié de cette évolution au cours des 30 dernières années. En effet, il a fondé Dialog en 1990, une entreprise qui installait alors des rétroprojecteurs, avant de se tourner par la suite vers les vidéoprojecteurs et salles de visioconférence. Et voici 5 ans environ, il se spécialisait dans les logiciels et les formations. "Cela fait longtemps que les entreprises ont pris conscience de l'importance de la vidéo, estime Paul Dockx. Sinon, pourquoi auraient-elles dépensé dans les années 2000 quelque 100.000 ? pour équiper complètement une salle vidéo? Une conversation par vidéo a une intensité nettement supérieure à une communication téléphonique. Car le langage corporel fait passer beaucoup plus d'informations." Si l'investissement dans une salle vidéo a longtemps représenté un obstacle, la percée d'applications SaaS conviviales - Zoom et Teams en tête - a totalement chamboulé le marché. La crise du coronavirus a donc accéléré l'adoption de la vidéo. Mais précisément comme ce rythme d'adoption a été rapide, il n'a pas été accompagné dans nombre d'entreprises par des accords formels. "Une entreprise utilise en moyenne 3,6 applications vidéo, ajoute Paul Dockx. Des groupes se forment alors: certains employés utilisent WhatsApp, d'autres Zoom, etc." Du coup, il n'est pas aisé de maintenir un contact optimal. "Il n'existe en effet aucun système qui puisse s'intégrer parfaitement à toutes les applications. Quoique, Zoom Room et Teams Room notamment peuvent être consolidés en un seul NUC [Next Unit of Computing, une sorte de mini-PC, NDLR]." Dans les faits, les entreprises préfèrent toujours un choix univoque. Soit très souvent choisir entre Zoom et Teams. "C'est un problème complexe, estime Paul Dockx, dans la mesure où les deux produits sont partis d'un historique totalement différent: Teams est un outil de collaboration en ligne, alors que Microsoft a ajouté par la suite un composant vidéo - après la reprise de Skype. De leur côté, Zoom et Webex sont de par leur origine des applications vidéo qui permettent aussi désormais le partage de documents - sans qu'il soit possible de les retravailler en ligne par plusieurs personnes simultanément." "Le début de la crise a obligé les entreprises à s'intéresser de près aux solutions et compétences numériques, enchaîne Hannelore Van Meldert, experte en télétravail chez Acerta Consult. Comment gérer à distance leurs principaux processus? Par ailleurs, les entreprises devaient aussi numériser leurs processus de support, comme la collaboration et la communication." En l'occurrence, le bien-être a constitué un point d'attention majeur. En effet, l'un des besoins de base des collaborateurs est la quête d'implication dans leur organisation, tandis que ceux-ci veulent en même temps se sentir compétents et autonomes. Hannelore Van Meldert: "C'est un défi majeur pour les entreprises, précisément parce que nombre de ces besoins de base sont supportés au bureau et qu'il faut subitement le faire désormais à distance." Au début de la crise du coronavirus, les employeurs ont souvent été conciliants avec leurs collaborateurs, compte tenu des circonstances, et notamment du caractère soudain de la pandémie mondiale et de l'obligation pour chacun - jeunes enfants et étudiants - d'être confiné à la maison. "Des cadres ont été posés pour le court terme, avec des règles de comportement et des normes de collaboration, poursuit Hannelore Van Meldert. Or aujourd'hui encore, un cadre structurel à long terme fait défaut dans bon nombre d'entreprises." A terme, le télétravail ne sera sans doute plus à temps complet, mais il ne disparaîtra certainement pas totalement. Les chiffres d'Acerta indiquent que la moitié des employés sont impatients de reprendre le chemin du bureau, tandis que l'autre moitié est d'accord avec le télétravail complet. "Comment se positionner en tant qu'employeur afin de satisfaire les deux groupes, s'interroge Hannelore Van Meldert. L'employeur et la direction devront annoncer la couleur. Je m'attends à une forme hybride de collaboration, avec le bureau comme lieu de rencontre.L'utilisation de la vidéo se généralisera également, c'est une certitude. Pourtant, il faudra apprendre à mieux doser le recours aux visioconférences. "Se réunir par vidéo est fatigant, affirme Paul Dockx. Il exige beaucoup plus d'attention d'une conversation en face à face." A terme, un nouvel équilibre devra être trouvé car le télétravail et la vidéo ne sont pas la panacée. "Il manque le contact informel autour d'un café, dans les couloirs ou sur le parking."