Une start-up Malinoise numérise la note de frais

Fini les tickets de caisse et autres fichiers Excel pour les notes de frais. “Le papier doit disparaître”, déclare Boris Bogaert, CEO de Cardwise. L’entreprise recueille 1 million € pour accélérer sa croissance.

Le traitement classique des notes de frais n’est pas un processus efficient ni pour les employeurs ni pour les employés”, déclare Wim Derkinderen, co-fondateur et directeur commercial de Cardwise, l’entreprise malinoise qui a lancé le produit logiciel Xpenditure sur le marché. Les débats ne manquent pas sur le sujet. L’employeur utilise des modèles tout faits et ne dispose pas d’une vue d’ensemble de ses coûts. Ces derniers peuvent alors grimper et atteindre jusqu’à 10 % des frais totaux (cf. encadré : Comment fonctionne Xpenditure?).

Convivialité sans papier

L’entreprise créée il y a 3 ans et demi était jusqu’à présent surtout active en Belgique et aux Pays-Bas, mais aurait déjà des clients dans 22 pays. Elle entend à présent aussi gagner l’Allemagne, les Etats-Unis et le Brésil. Son personnel est passé de 15 à 25 collaborateurs. Les actionnaires actuels croient en les chances de Cardwise: ils augmentent son capital de 1 million €. Depuis sa création en 2011, la start-up avait déjà récolté 1,8 million €.

Avec l’entreprise de médias Medialaan (appartenant à De Persgroep et à Roularta), Cardwise avait, il y a un an, accueilli un premier client important, avec qui elle collaborait en vue d’intégrer les besoins des grandes sociétés dans son application. Initialement, Cardwise comptait surtout des PME et des indépendants parmi sa clientèle, mais a entre-temps convaincu également de grandes sociétés telles Belfius ou SAS Software.

“Le système est convivial, explique Steven Desloovere, controller finance applications chez Medialaan. Si nous avons un collaborateur à New York, il peut envoyer son ticket de caisse via l’appli, et l’argent se trouve parfois sur son compte, avant qu’il ne soit rentré chez lui. L’autre grand avantage de Xpenditure, c’est qu’il ne faut plus conserver les souches papier des années durant, comme c’est le cas pour d’autres systèmes.”

Segments

“Depuis quelques semaines, nous figurons à l’échelle mondiale sur le site de Dropbox parmi les featured business apps, ajoute Boris Bogaert, co-fondateur et CEO. Nombreux sont ceux qui y conservent leurs tickets de caisse depuis assez longtemps déjà. Ils sont à présent connectés à notre application.” Mais il y a moyen de faire encore plus vite. Cardwise a conclu un accord avec la banque Belfius, afin que les tickets de caisse que l’on paie avec sa carte de banque, soient directement intégrés au logiciel comptable.

Cardwise ne voulait pas lancer un nouveau progiciel comptable sur le marché, mais intégrer son application aux progiciels comptables existants. Bogaert envisage d’autres opportunités encore, par exemple en collaborant avec des secrétariats sociaux, afin que les frais soient repris sur la fiche salariale.

Les multinationales s’intéressent elles aussi à l’application qui revient à 5 € par mois et par utilisateur. “Elles affichent de l’intérêt en raison de la simplicité du système, affirme Boris Bogaert. Patrick Billiet, co-fondateur et managing director de la bruxelloise MobileXpense, qui fournit du software de gestion des dépenses, estime pourtant que Cardwise est surtout intéressant pour les petites entreprises. Depuis cet été, nous observons un intérêt en hausse sur le marché. Les entreprises sont prêtes à activer de nouveaux processus. Il y a deux segments. Celui des petites PME d’une seule personne et des indépendants, où il est surtout important d’enregistrer les dépenses dans un rapport unique. L’autre segment est celui des entreprises que nous ciblons. Ici, il est surtout question de veiller à ce que le système soit adapté aux différentes normes fiscales dans les différents pays, où une entreprise est active. Quatre-vingts pour cent de nos clients sont actifs dans plusieurs pays.”

Wim Derkinderen se targue du fait que toujours plus de grandes entreprises internationales souhaitent bannir complètement les notes de frais papier grâce à Xpenditure: “Notre clientèle actuelle le démontre.” Cardwise, qui n’envisage pas de déménager dans la Silicon Valley ou à Londres, mais qui veut s’internationaliser au départ de Malines, n’associe aucun service de consultance direct à son produit. Boris Bogaert: “Les concurrents ciblent de très vastes processus et proposent de la consultance. Certaines entreprises en ont besoin. Nous, nous prodiguons des formations et des trainings, mais nous ne voulons pas créer des systèmes de dépenses sur mesure.”

Cardwise

– Fondée en 2011 par Boris Bogaert, Wim Derkinderen et Bruno Ernould sous la forme d’une S.A., initialement pour les cartes prépayées, mais il s’avéra vite que le marché nécessitait plutôt une solution pour les notes de frais.

– Marge brute de 524.951 euros en 2013. Le cash-flow était de 308.799 € et le bénéfice pour l’exercice de 29.056 € (source: Trendstop).

– Actionnaires: Boris Bogaert, Wim Derkinderen, Jonas Dhaenens (Combell et Unitt), Lorenz Bogaert et Toon Coppens (Massive Media) et Bart Swanson (ex-GM, Amazon EU).

– Boris Bogaert et Wim Derkinderen travaillèrent tous deux pour Netlog (aujourd’hui Massive Media). Lorenz Bogaert, co-fondateur de Netlog, est le frère de Boris.

– En 2016, Cardwise vise le seuil de rentabilité.

Comment fonctionne Xpenditure?

Un repas avec un client important ou un voyage d’affaires inattendu entraînant des dépenses? Dans nombre d’entreprises, cela se passe alors comme suit: vos tickets de caisse jonchent votre bureau et au bout d’un certain temps, vous les intégrez à un fichier Excel et y joignez les tickets. Si vous avez de la chance, votre chef signera ledit document, mais s’il n’est pas d’accord, vous devrez recommencer le tout. Ensuite, les tickets de caisse sont saisis manuellement à la comptabilité, et l’entreprise doit les conserver sept années durant.

Avec Xpenditure, c’en est fini du papier, et le processus est automatisé. Il s’agit d’une solution SaaS: un service qui tourne sur du software dans le nuage (un emplacement de stockage en ligne pour fichiers). Avec l’appli sur votre smartphone ou la webcam de votre ordinateur, vous scannez les tickets de caisse, après quoi ils sont acheminés vers votre manager pour approbation. Ensuite, ils sont comparés automatiquement avec les données de la carte de crédit et aboutissent à la comptabilité. Ce qu’il y a de neuf, c’est que le logiciel enregistre des données telles la date, le commerçant, le montant et l’unité monétaire à partir du ticket de caisse et que le fisc accepte que Cardwise conserve les tickets de caisse numériques pendant 10 ans.