Congruity360 réduit des montagnes de données d’un milliard à mille fichiers

Les entreprises sont confrontées à des volumes de plus en plus imposants de données non structurées : enregistrements de réunions vidéo, présentations et chats… Congruity360 leur vient en aide avec des outils spécialement conçus pour les gérer.

Les bureaux de Congruity360 se trouvent à Fall River, à une heure de route de Boston, juste à la frontière avec le Rhode Island. Nous rencontrons son COO Mark Ward dans le cadre de l’IT Press Tour. Mark Ward est un vétéran dans le secteur. À l’époque, il avait été l’un des premiers salariés d’EMC (aujourd’hui Dell-EMC), où il atteindra plus tard la fonction de Chief Marketing Officer. Il travaillera ensuite pour plusieurs start-up qu’il accompagnera vers une acquisition. Il est chez Congruity360 depuis un an.

Coûts et compliance

L’explosion du volume de données, en particulier de données non structurées, est un défi auquel est confrontée presque chaque organisation aujourd’hui. Selon les calculs de Congruity360, qui a mis au point une solution de gestion des données de bout en bout, sept entreprises sur dix consacrent à peu près un tiers de leur budget informatique au stockage des données. Mais le plus fou, c’est que ces organisations savent à peine ce que contiennent ces gigantesques volumes de données non structurées. Simultanément, elles prévoient un triplement de leurs volumes de données au cours des deux prochaines années.

‘Nous nous concentrons sur les fichiers non structurés’, explique d’emblée Mark Ward. ‘Non seulement pour maintenir sous contrôle leur impact sur la compliance, mais aussi pour mieux en maîtriser les coûts.’ Le défi que Congruity360 aide ses clients à relever est donc très clair : ne stocker que les données qui recèlent réellement de la valeur. Mais c’est évidemment plus facile à dire qu’à faire.

‘C’est exactement la prise de conscience que nous voulons susciter’, déclare Mark Ward. Combien de snapshots vous apportent réellement quelque chose? Savez-vous quand un collaborateur a ouvert pour la dernière fois un fichier vieux de cinq ans? Devez-vous réellement conserver toutes ces réunions Teams que vous avez enregistrées pendant la pandémie? La plupart des entreprises sont incapables de répondre à ce genre de questions. ‘Et elles n’ont donc absolument aucun contrôle sur leurs volumes de données. Notre principe directeur est clair : en faire plus avec moins. Et croyez-moi, votre CFO appréciera.’ (rires)

Rien de sorcier

Selon Mark Ward, la façon dont Congruity360 s’y prend n’a rien de sorcier. ‘En fait, notre approche est assez simple’, explique-t-il. ‘Nous utilisons l’IA pour identifier tous les éléments d’un ensemble chaotique de données, les classer et associer un workflow à chaque catégorie de données. Les économies sont immédiates.’ L’une des actions possibles consiste à effacer les données superflues ou obsolètes, mais nous proposons également des solutions de stockage et de cryptage pour d’autres données. ‘Car il est également possible réduire les coûts en transférant des données sur un autre type de support, par exemple.’ Et comme chaque action est documentée et donc auditable, l’outil contribue également à la compliance et à la gouvernance des données.

‘Un cabinet d’avocats de Boston voulait savoir où se trouvaient ses données critiques et comment il pouvait mieux gérer les données de ses clients’, explique Mark Ward. On parle ici d’un pétaoctet de données. La solution de Congruity360 a notamment permis de rassembler toutes les données de sept ans et plus, limite à partir de laquelle l’entreprise considère les données comme obsolètes. Et Congruity360 ne l’a pas fait par le biais d’un long data crawling, mais beaucoup plus rapidement, via des API natives qui sont allées directement à la source d’applications comme M365, Box ou Google.

Moin de snapshots

L’un des premiers conseils que peut donner Mark Ward est d’être plus sélectif dans le stockage des snapshots. ‘Pourquoi garder un instantané d’une situation datant d’il y a deux ans, par exemple? Cela n’a aucune utilité. Contentez-vous des snapshots qui vous permettent de revenir un ou deux mois en arrière, mais conservez-les dans des environnements très sécurisés.’ Il est en revanche rarement utile de conserver des instantanés plus anciens. ‘Ce simple principe vous permettra de réaliser des économies substantielles – de 40 à 50% – sur les coûts de stockage.’

La sécurité est un autre aspect important de la gestion des données. ‘Il s’agit avant tout de connaître les données que l’on possède et la valeur de ces données, puis de gérer correctement ces deux aspects’, explique MarkWard, ‘mais il faut aussi opter pour une sécurisation adéquate.’ Congruity360 comprend donc également une solution de gestion de la sécurité des données (Data Security Posture Management – DSPM). ‘C’est ainsi que l’on fait passer une entreprise d’un milliard à un millier de fichiers. Mais les bons – et avec une sécurité et une gouvernance appropriées.’