Désormais, le CIO ne peut plus se contenter d’être une fonction de support peu intégrée au métier et fonctionnant sur la base d’un budget fixe reconduit chaque année. Son approche se doit d’être proactive, intégrée et en co-construction. Mais comment défendre ses budgets IT ? Les pistes de réflexion avec Nicolas Simonnet et Julien de Tiège de BDO.
‘Aujourd’hui, l’imbrication des technologies et du métier redéfinit le rôle de l’IT et de son CIO’, analyse d’emblée Nicolas Simonnet, Partner chez BDO Advisory. En effet, le CIO moderne doit s’inscrire dans la stratégie globale de l’organisation et jouer un rôle proactif dans le processus décisionnel. De même, il se doit de simplifier son langage technique pour être compréhensible par toutes les parties prenantes, depuis la direction jusqu’aux équipes métier. Il ne peut donc plus se limiter à l’unique gestion des fonctions IT en interne. Une approche centrée sur le client est désormais essentielle. Par ailleurs, l’optimisation du portefeuille de solutions doit être accompagnée d’une gestion stratégique axée sur l’Opex, le TCO et le ROI. Enfin, il est crucial d’intégrer l’IA et d’améliorer la compréhension des données pour soutenir la transformation numérique de l’organisation.
Préparer
‘Le CIO doit donc s’organiser autour de la création de valeur et aligner les efforts pour maximiser l’impact, ajoute Julien de Tiège, Senior Manager chez BDO Advisory. L’IT est encore trop souvent perçue comme une fonction de support, et le changement doit être introduit progressivement pour garantir un accompagnement adéquat.’
Pour garantir un exercice budgétaire efficace, il est essentiel de travailler en co-construction. Tout d’abord, la préparation du contenu doit offrir une perspective holistique, tenant compte du contexte commercial et des enjeux stratégiques, tout en évaluant les coûts des nouvelles initiatives par rapport aux objectifs de croissance. Ensuite, il convient d’impliquer les parties prenantes pour bénéficier de diverses perspectives métier. L’organisation d’un essai est également cruciale : cette approche permet d’accompagner le changement en facilitant l’adaptation des parties prenantes, qui peuvent ne pas être familiarisées avec ce type d’exercice. En comparaison avec une mise en œuvre isolée, qui pourrait entraîner une désaffection de leur part, l’essai favorise une participation active et réduit les risques associés à un changement brusque. Enfin, il est primordial d’analyser les résultats, de vérifier la conformité budgétaire et de sélectionner les actions d’amélioration pour optimiser le cycle budgétaire suivant.
Apporter de la valeur
‘Une bonne préparation implique de connaître ses interlocuteurs, d’articuler l’argumentaire budgétaire autour de la stratégie d’entreprise, de préparer des business cases clairs, de fixer un cadre à l’exercice de priorisation et d’utiliser des critères de référence’, insiste Nicolas Simonnet.
Connaître ses interlocuteurs permet d’adapter son message en fonction de ceux que l’on souhaite convaincre, sachant qu’un même budget doit se défendre sous plusieurs angles et que les décideurs n’ont pas tous les mêmes attentes. Articuler son argumentaire budgétaire revient à raconter une histoire crédible, alignée et bien construite. Formaliser les initiatives sous forme de business cases garantit une évaluation appropriée tout en favorisant l’innovation. Pour l’exercice de priorisation, il est essentiel de fixer un cadre clair et d’utiliser des outils adaptés, comme une matrice coût/valeur/risque.
‘Avoir des gardes fous permet également d’assurer une allocation cohérente des ressources, note encore Julien de Tiège. D’abord, guider les investissements en fonction de leur horizon temporel. Ensuite, optimiser les allocations budgétaires sur plusieurs types d’activités. Enfin, adopter une approche intégrée et acceptée pour l’approbation des investissements.’
Mesurer et se mesurer
Pour aider le CIO dans cet exercice budgétaire, BDO propose d’utiliser différents critères de référence, tels que le pourcentage du budget IT par rapport au chiffre d’affaires dans un secteur d’activité comparable, les dépenses IT par employé selon le domaine spécifique, ou encore les dépenses IT et le staffing par domaine IT. ‘Il s’agit d’un exercice susceptible d’être un déclencheur de la réflexion et de servir de point de comparaison’, estiment nos interlocuteurs.
Avant de conclure : ‘L’objectif reste avant tout d’aligner et d’obtenir le soutien des parties prenantes sur les actions nécessaires à la réalisation des objectifs de l’entreprise et à la création de valeur.’