Nous avons testé 7 add-ons et plug-ins qui vous aident à gérer et à organiser vos courriels et votre webmail.

La masse de courriels que l’on reçoit quotidiennement pose problème à chacun d’entre nous, et la situation aurait tendance à empirer. Pour la plupart d’entre nous, une ‘inbox’ vide en fin de journée ou de semaine est un idéal inaccessible. Du coup, de très nombreuses start-up développent actuellement des add-ons et plug-ins pour nous aider à gérer et à organiser cette déferlante de messages dans nos e-mails et nos Webmails. S’agit-il là d’une cause perdue d’avance ? Certains de ces outils sont-ils vraiment utiles, ne serait-ce que parce que la plupart des logiciels de courriel populaires (Gmail, Outlook) intègrent toutes sortes de solutions pour maîtriser le trafic de courriels ? Nous avons analysé 7 add-ons et plug-ins populaires.

Avec Boomerang, vous pouvez planifier vos courriels, les déplacer ou utiliser automatiquement pour créer des rappels et des tâches. Cet add-on est disponible pour Gmail, Google Apps et Outlook. Vous pouvez également tester une version gratuite durant 30 jours. Si vous ne payez pas, vous revenez à la version Basic gratuite qui permet de planifier et de tracer 10 mails par mois. Planifier des messages est certes également possible dans Gmail et Outlook, mais Boomerang enrichit cette fonctionnalité avec quelques ajouts comme le suivi automatique, qui permet de vous rappeler avec une période que vous aurez vous-même définie que vous n’avez pas encore reçu de réponse, de confirmation de lecture, les rappels que le destinataire n’a pas encore lu le courriel avant une certaine date ainsi que la mesure de clics sur des liens ajoutés. Le traçage fonctionne, tout comme dans Hubspot Sales, à l’aide d’un ’email Web beacon’ (voir infra l’article sur Hubspot). Plus intéressants que les possibilités de planification, les ‘follow-up reminders’ que vous pouvez régler dans chaque message en cliquant sur le bouton Boomerang. Le message est alors retiré dans votre boîte de réception et n’y est réintroduit qu’à la date et à l’heure que vous avez vous-même choisie. Si vous exploitez correctement cette option, vous pourrez obtenir une boîte de réception pratiquement vide. Ce n’est que lorsqu’une action s’impose que le courriel en question retient à nouveau votre attention.

Evaluation : la fonction la plus intéressante de Boomerang est le rappel de suivi des courriels. Ce faisant, vous obtiendrez avec un peu de discipline une boîte de réception pratiquement vide selon la philosophie “loin des yeux, loin du coeur”.

Produit

Editeur : boomerang inc. (anciennement baydin)

Prix : basic : gratuit avec une limitation à 10 messages ; personal : 4,99 $ par mois et par utilisateur sans limite de messages ; pro : 14,99 $/mois/utilisateur

Site web : http://boomerangapp.com/

Avec Find Big Mail, vous retirez automatiquement les courriels qui prennent beaucoup (trop) de place. Ce plug-in ne stocke aucune information, même s’il faut autoriser l’outil à scanner votre boîte de réception. Cette autorisation n’est pas permanente et doit être donnée à chaque nouveau scan. Votre propre adresse électronique est utilisée pour envoyer un rapport détaillé à la fin de chaque scan, mais est stockée sous forme illisible (‘hash’) sur le serveur de Find Big Mail pour vous envoyer un rapport avant de l’effacer directement. Find Big Mail dote vos courriels d’une étiquette en fonction de sa taille. Et sur les 20 courriels les plus gros, une étiquette ‘FindBigMail Top 20’ est apposée. Par ailleurs, il existe des étiquettes pour des mails de plus de 5 Mo et de plus de 10 Mo. Au-delà, rien n’est modifié dans la boîte de réception. Les étiquettes ne sont pas actives en ce sens qu’elles ne sont appliquées que lors d’un scan. Vous devez exécuter le scan à des moments précis pour supprimer de votre boîte les messages restés volumineux. Vous pouvez aussi effacer ou archiver en une fois tous les mails ayant une étiquette, ou vous pouvez parcourir la liste et effacer ou archiver manuellement les messages dont vous n’avez plus besoin. Find Big Mail utilise le protocole IMAP pour parcourir votre inbox. Les dossiers pour lesquels vous avez désactivé IMAP ne peuvent être scannés. Si vous limitez le nombre de messages que présente IMAP pour un répertoire déterminé, l’add-on ne pourra analyser l’ensemble du répertoire.

Evaluation : Find Big Mail est un add-on pratique pour éliminer rapidement les (trop) gros messages de votre boîte de réception.

Produit

Editeur : john mee, mike mee et matt senft

Prix : gratuit, mais une donation est autorisée

Site web: https://www.findbigmail.com/

FullContact est un carnet d’adresses puissant dans le cloud qui permet d’organiser, synchroniser, actualiser et sauvegarder quotidiennement vos contacts entre plusieurs messageries électroniques. Cette solution fonctionne avec Google, Apple iCloud, Microsoft Office 365 et Outlook/Exchange. Elle est également disponible comme appli pour Gmail, iOS, Mac OS X et Android. FullContact peut le cas échéant enrichir votre liste de contacts de photos et d’informations complémentaires provenant d’autres sources de l’Internet, surtout des réseaux sociaux comme Twitter et LinkedIn (mais pas Facebook) et de fichiers d’exportation comme vCard et csv. La version gratuite fonctionne avec un seul système de messagerie et comporte un maximum de 1.000 contacts qui peuvent être synchronisés une fois par jour avec le cloud. L’intégration avec les informations du Web public se font une fois par mois dans la version gratuite. Le service peut combiner des contacts de manière partiellement automatique, détecter les doublons et effacer les informations superflues. La version Premium étend les fonctionnalités à 5 systèmes d’e-mail, 25.000 contacts et une intégration et synchronisation permanentes avec les informations publiques. Autre option dans la version commerciale, le service Business Card Transcription qui utilise non pas l’OCR mais des personnes physiques pour ajouter à votre liste de contacts les informations des cartes de visite scannées. Vous pouvez faire transcrire jusqu’à 50 cartes par mois. Grâce à l’intégration avec Zapier.com, toutes les informations peuvent être automatiquement intégrées à plus de 500 autres applis.

Evaluation : si vos contacts e-mail changent fréquemment, FullContact est la solution idéale. L’éditeur applique une politique rigoureuse de respect de la vie privée conforme à la dernière réglementation EU-US Privacy Shield (tinyurl.com/ jeg3doq).

Produit

Editeur : Fullcontact inc.

Prix : gratuit pour un seul compte avec 1.000 contacts maximum ; version premium pour 5 comptes et 25.000 contacts au prix de 59,99 $ par an ou 9,99 $ par mois

Site web: https://www.fullcontact.com/

Google ajoute constamment de nouvelles fonctions à la boîte de réception de Gmail et Google Apps. Mais avant de le faire, celles-ci sont d’abord testées dans Gmail Labs. Certains des meilleurs add-ons pour Gmail peuvent donc être activées par l’utilisateur s’il visite Gmail Labs. Cliquer ou appuyez sur la roulette à droite de votre boîte de réception et choisissez ‘Labs’ dans ‘Réglages’. En haut, Google vous avertit explicitement qu’il s’agit en l’occurrence de “some crazy experimental stuff”, mais dans la pratique, c’est plutôt pas mal. Cela étant, il n’y a aucune garantie qu’un ajout Labs continuera à fonctionner. Si celui-ci disparaît, il se peut en théorie que votre boîte de réception ne se charge plus bien, mais via une URL spéciale que vous retrouverez dans Labs (baptisée “escape hatch”), vous pourrez remédier rapidement au problème. Personnellement, nous n’avons jamais eu le moindre souci avec un ajout Labs. Nos favoris personnels sont le gadget Google Calendar qui affiche une mini-représentation de votre agenda dans le coin inférieur gauche de votre inbox ; le Green Robot, qui permet de connaître rapidement l’état de vos contacts en train de chatter ; le Preview Pane, grâce auquel il est possible de scanner vos courriels en un clin d’oeil dans une liste de conversation ; et l’icône de message Unread dont le pictogramme permet d’afficher les messages non-lus dans votre boîte de réception, même si cette dernière option ne fonctionne pas dans le navigateur Chrome.

Evaluation : les add-ons expérimentaux de Google se retrouvent dans Labs et sont disponibles tant pour Gmail que Google Apps, ce dernier en fonction du mode de configuration en central par le gestionnaire.

Produit

Editeur : Google

Prix : gratuit

Site web : gmail.com.

Hubspot est spécialisée dans les logiciels de marketing, de ventes et de CRM. Hub- spot Sales (connu voici peu encore sous le nom Hubspot Sidekick) est un add-on de traçage et d’automatisation de courriels pour Gmail et Outlook. Celui-ci peut être utilisé avec Hubspot CRM ou comme produit autonome. Il existe tant en version gratuite que version Pro plus puissante et payante. Les 2 versions permettent de planifier des courriels (avec envoi différé), une fonction qu’offrent désormais aussi tant Gmail qu’Outlook. La vraie puissance de Hubspot Sales se situe dans ses possibilités étendues de traçage de courriels qui vont bien plus loin que la simple confirmation de réception de Gmail ou Outlook, laquelle ne fonctionne d’ailleurs que rarement dans la mesure où le destinataire la désactive souvent. En revanche, Hubspot affirme que chaque courriel peut être tracé de manière détaillée. Dans la version gratuite, il est possible de tracer jusqu’à 200 ‘ouvertures’ récentes, alors que la version Pro permet un traçage virtuellement illimité. La version Pro y ajoute la possibilité de voir sur quels liens de votre courriel le destinataire a cliqué. Vous pouvez prévoir toutes sortes de formats prédéfinis et adaptables et mesurer quels modèles de courriel génèrent le plus de réactions. Dans la version gratuite, il est possible de tester jusqu’à 5 modèles, un nombre limité à 1.000 dans la version Pro. Cette version Pro offre encore la possibilité d’envoyer un courriel de manière séquencée à des personnes spécifiques (une fonction que d’aucuns pourraient apparenter à du spam). Dans Gmail, il est depuis peu possible de désactiver le mécanisme de traçage de Hubspot pour certains destinataires. Hub- spot Sales le permet grâce à un pixel de traçage invisible (email Web beacon) intégré aux courriels. Il s’agit en même temps du point faible de la solution puisque si le destinataire a désactivé le chargement automatique d’images, le traçage ne fonctionne pas. Si vous ne voulez pas entendre parler de ce type de solution de traçage (ou d’autres) en tant que destinataire, il ne vous reste plus qu’à désactiver le chargement automatique d’images dans votre client e-mail. Vous pouvez également configurer votre client e-mail de telle sorte qu’il restitue tous les courriels en ‘plain text’. Du côté du serveur, le gestionnaire peut aussi bloquer ce traçage en désactivant le contenu externe des messages HTML. Autres options : bloquer via le hosts-file, le filtre proxy ou des logiciels spécialisés tels que MailScanner.

Evaluation : ce n’est pas que dans l’environnement de vente qu’il est parfois utile de savoir si un courriel a été ouvert. Avec Hubspot Sales, vous pouvez implémenter assez facilement cette option. Si vous n’avez besoin de ce type d’information que de temps à autre, la version gratuite suffit amplement. Cela dit, vous n’aurez pas de certitude absolue puisque le destinataire peut contourner ce traçage en désactivant le chargement automatique d’images extérieures.

Produit

Editeur : hubspot, inc.

Prix : hubspot sales free : gratuit ; pro : 50 $ par utilisateur et par mois ; add-on pour rapports et tableaux de bord adaptables 200 $ par mois

Site web : http://www.hubspot.com/products/sales

Dans les versions en ligne d’Outlook, vous pouvez activer toutes sortes d’add-ins sans quitter le programme. Il suffit de cliquer sur la roulette en haut à droite et de sélectionner ‘Manage add-ins’. Vous retrouverez une longue liste d’ajouts disponibles. Vous pourrez ensuite parcourir cette liste et effectuer des recherches. Grâce aux interrupteurs à glissière, vous pourrez activer vos ajouts favoris. Certains des add-ins évoqués dans cet article, mais pas tous, peuvent être activés de cette manière sans rien télécharger ou installer. C’est notamment le cas de Boomerang. Parmi les autres outils pratiques, citons une option pour transformer les numéros de téléphone dans des courriels en liens d’appel, une option pour trouver automatiquement le fuseau horaire d’un numéro de téléphone, un add-in pour embellir votre signature, l’intégration avec DocuSign, Dropbox, Evernote, Paypal, Oracle Sales, Microsoft Translator, Sage One, SalesForce et Wunderlist, et un add-in permettant d’adjoindre à votre courriel de gros fichiers jusqu’à 10 Go. Tous les add-ins ne sont pas gratuits. Ce qui faut défaut, c’est un programme d’intégration pour les informations provenant des médias sociaux. Les utilisateurs Outlook pouvaient jusqu’à la mi-2015 recourir à l’Outlook Social Connector pour intégrer et synchroniser directement dans leur e-mail des informations à caractère personnel en provenance de certains réseaux sociaux. Mais des réseaux sociaux comme LinkedIn, Facebook et consorts n’ont pas apprécié et ont adapté leurs API pour rendre cette opération difficile. Du coup, Microsoft a décidé de ne plus supporter cette fonctionnalité. Vous pouvez encore retrouver cette fonction dans des versions anciennes, mais elle n’est plus opérationnelle. Et dans Outlook 2016, elle est totalement absente. Des logiciels d’intégration comparables de tiers comme Xobni (acheté par Yahoo et totalement arrêté) et Rapportive (acheté par LinkedIn et depuis lors uniquement utilisable encore pour ce seul réseau social) ne fonctionnent désormais plus (totalement).

Evaluation : vous pouvez activer vous-même directement nombre d’add-ins intéressants dans la version en ligne d’Outlook, via l’option ‘Manage add-ins’.

Produit

Editeur: Microsoft

Prix: La plupart des add-ins pour outlook sont gratuits, mais pas tous

Site web: https://outlook.live.com

Etes-vous aussi abonné à de nombreuses lettres d’information et courriels publicitaires? Avec Unroll. me, vous pouvez éliminer facilement cette masse de ‘courriels gris’. Contrairement aux courriels non-désirés ou aux spams, ces courriels gris sont des messages pour lesquels vous vous êtes inscrit activement, mais que vous ne considérez peut-être plus comme aussi essentiels avec le temps. Unroll. me analyse votre boîte de réception et détecte de tels courriels répétitifs. Après quoi vous pouvez indiquer dans la liste qui s’affiche les mails que vous souhaitez conserver, effacer ou placer dans un courriel de synthèse périodique. Dans mon cas, Unroll. me a détecté pas moins de 385 abonnements à des e-mails (ou e-mails répétitifs). Près de la moitié d’entre eux (173 pour être précis) paraissaient superflus et je les ai effacés. Près d’un quart (78 pour être précis) ont été déplacés vers un résumé ou ‘roll-up’ qu’Unroll. me me renvoie une fois par jour au choix le matin, à midi ou le soir et qui se retrouve dans un répertoire Unroll. me spécial. Unroll. me fonctionne avec Outlook.com, Gmail, Google Apps, Yahoo ! Mail, AOL Mail, iCloud et comme appli iOS. Il utilise IMAP : ce service ne peut donc pas gérer les messageries électroniques qui ne sont pas accessibles via IMAP. Des services comme Gmail et Outlook.com qui supportent OAuth sont approchés de manière telle que Unroll. me ne voit pas vos données d’enregistrement. Dans les autres cas, ce n’est pas possible et il faut se contenter de l’engagement pris par Unroll. me de traiter vos données d’enregistrement avec un ‘soin exceptionnel’. Un inconvénient est de ne pouvoir visualiser soi-même aucun courriel dans ce service. Parfois, il est difficile sur la seule base de l’émetteur de savoir de quel abonnement il s’agissait précisément et si celui-ci était pertinent ou non. Une fonction de prévisualisation aurait été pratique. Du point de vue des marketeers en e-mail, ce service présente un inconvénient bien plus grand. En effet, il ne vous exclut pas effectivement, mais stocke ces courriels gris dans une sorte de ‘trou noir’ de courriels. Cela signifie aussi que ces e-mails gris reviennent si vous arrêtez Unroll. me ou si ce service devait disparaître.

Evaluation : Unroll. me est une manière pratique de gérer ces abonnements e-mail non désirés. Vous devez cependant vous satisfaire d’une politique dépassée sur la vie privée, laquelle ne correspond plus à la législation européenne. N’utilisez donc pas ce service avec un compte courriel contenant de informations (d’entreprise) sensibles.

Produit

Editeur : Unroll. me, inc.

Prix : gratuit, mais affiche des publicités dans la gestion web

Site web: https://unroll.me