D’une étude réalisée par Ricoh, il ressort que par rapport aux autres secteurs en Europe, le secteur public utilise le plus le nuage(‘cloud’) pour le partage de documents, mais que les processus de traitement des documents ne sont pas parfaitement adaptés les uns aux autres.
D’une étude réalisée par Ricoh, il ressort que par rapport aux autres secteurs en Europe, le secteur public utilise le plus le nuage(‘cloud’) pour le partage de documents, mais que les processus de traitement des documents ne sont pas parfaitement adaptés les uns aux autres.
L’étude effectuée par Ricoh Europe démontre que le secteur public en Europe est en avance quant à l’utilisation des applications ‘cloud’ pour le partage de documents. Septante-quatre pour cent des organisations du secteur recourent au nuage pour partager des documents, tandis que 71 pour cent indiquent l’utiliser pour un accès mobile aux documents.
Mais 52 pour cent des hauts fonctionnaires déclarent que l’utilisation du nuage a compliqué la gestion des documents. “Cela peut être dû aux processus de traitement des documents non adaptés les uns aux autres, à savoir que la technologie et la façon dont les gens travaillent, sont considérées séparément au lieu d’être impeccablement harmonisées”, affirme Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgique et Luxembourg.
Les collaborateurs dans le secteur public reconnaissent que de nouvelles technologies peuvent les aider à mieux servir les citoyens. Mais dans 69 pour cent des cas, l’on investit déjà dans ces nouvelles technologies, avant que la fonctionnalité des systèmes existants soit entièrement au point. C’est ainsi que 83 pour cent des fonctionnaires confirment avoir accès aux smartphones et aux tablettes, mais que leur utilisation est entravée par des serveurs désuets.
L’étude de Ricoh démontre encore qu’il existe un écart entre les diverses technologies tant au ‘front-office’ qu’au ‘back-office’, ce qui génère du travail en double, du retard d’accès à l’information en temps réel, ainsi que des risques de sécurité. “L’un des défis spécifiques du secteur public, c’est de trouver un équilibre entre le mise à disposition de l’information tant pour le fonctionnaire que pour le citoyen, mais aussi de sécuriser les données confidentielles. Des contrôles réguliers des processus de traitement des documents dans le secteur contribueraient à détecter les menaces possibles et des opportunités de partage sécurisé de l’information”, ajoute encore Gryson.
Toujours selon l’étude, 52 pour cent des fonctionnaires estiment que la protection de leurs informations est aujourd’hui meilleure qu’elle ne l’était en 2009. Seuls 44 pour cent d’entre eux assurent que leurs processus de traitement des documents sont sûrs.
