Le CIO perd trop souvent de vue les frais d’impression cachés

Les CIO ne sont pas suffisamment attentifs aux frais d’impression cachés. En effet, les managers s’intéressent surtout aux frais directs : matériel, entretien et remplacement des toners. Mais les frais d’impression cachés, comme l’achat décentralisé d’imprimantes, le travail du service de gestion informatique en cas de panne et l’installation d’équipements sur de précieux mètres carrés d’espace de bureau, sont souvent négligés. C’est ce qu’a constaté le bureau d’analyse du marché IDC.

Les CIO ne sont pas suffisamment attentifs aux frais d’impression cachés. En effet, les managers s’intéressent surtout aux frais directs : matériel, entretien et remplacement des toners. Mais les frais d’impression cachés, comme l’achat décentralisé d’imprimantes, le travail du service de gestion informatique en cas de panne et l’installation d’équipements sur de précieux mètres carrés d’espace de bureau, sont souvent négligés. C’est ce qu’a constaté le bureau d’analyse du marché IDC.

Or ce bureau d’étude fait remarquer qu’une approche ciblée des frais d’impression indirects dégage des ressources pour des investissements informatiques pertinents. À cet égard, sous-traiter la gestion de l’impression peut constituer une solution. Selon l’analyste du marché, les entreprises peuvent réduire leurs frais d’impression jusqu’à 30 pour cent en analysant de manière critique leurs frais d’impression cachés.

Il conseille par exemple d’étudier plus attentivement l’installation et le nombre de machines. Cela permet d’économiser de précieux mètres carrés d’espace de bureau précédemment occupés par les machines et les réserves de papier et de toners. Par ailleurs, il convient dans la mesure du possible d’éviter de déranger le service informatique pour les questions liées aux pannes d’imprimantes.

Peter Vermeulen, directeur en conseil d’IDC Benelux : “Un appel sur deux qui parvient au helpdesk informatique concerne l’impression. C’est un poste de coût invisible puisque l’on fait intervenir les collaborateurs du service informatique aux salaires relativement élevés. De plus, le temps que ceux-ci consacrent aux imprimantes est du temps perdu pour d’autres tâches.”

Services d’impression gérés

L’analyse souligne aussi la nécessité de mettre en place des achats centralisés. “Actuellement, les imprimantes sont souvent achetées par le service informatique ; les imprimantes multifonction sont payées par le budget du service équipement ou du responsable des services administratifs et les petites imprimantes par les implantations ou services. Impossible d’avoir une vue d’ensemble des dépenses en produits d’impression.”
La durabilité joue aussi un rôle. “Utiliser moins de papier, en imprimant par exemple recto-verso, a un impact sur les coûts et les appareils gourmands en énergie doivent être remplacés à temps”, explique Peter Vermeulen.

Les services d’impression gérés sont aussi un moyen d’augmenter la productivité car les pannes sont automatiquement signalées et plus rapidement résolues. En outre, améliorer la gestion documentaire peut augmenter la productivité des collaborateurs parce qu’ils accèdent plus rapidement aux documents.

TomTom fait diminuer les frais d’impression
L’enquête a été présentée lors d’une rencontre de 45 CIO organisée par le fournisseur d’imprimantes et prestataire de services d’impression Xerox. Au cours de celle-ci, le fournisseur d’équipements de navigation TomTom a indiqué que l’on pouvait faire des économies de 15 pour cent sur les frais d’impression en sous-traitant la gestion de l’impression à un prestataire de services spécialisé.