La province du Brabant flamand a fait automatiser le processus de demande de subsides. La division Panoptic de Cronos s’est chargée de l’application basée sur la même structure que l’application de support du conseil provincial et que celle du suivi des demandes de permis de conduire.
La province du Brabant flamand a fait automatiser le processus de demande de subsides. La division Panoptic de Cronos s’est chargée de l’application basée sur la même structure que l’application de support du conseil provincial et que celle du suivi des demandes de permis de conduire.
Organisations, associations, mouvements de jeunesse et institutions culturelles: toutes et tous sont pris en considération pour des subsides provinciaux. “En tout, il existe 200 types de projet différents pour lesquels des subsides peuvent être sollicités, explique Petra Vanhercke, chef du service projets et développements de l’administration provinciale. Jusqu’à présent, ces demandes se faisaient toutes sur papier, mais désormais, tout aboutira par voie électronique en un endroit centralisé, soit par mail, soit via le site web que nous avons fait créer. Les candidats peuvent y poster une demande et y faire suivre les documents nécessaires. Toutes ces données aboutissent alors immédiatement dans notre système central de gestion de documents. Les dossiers qui ne peuvent pas être transmis par voie électronique, sont d’abord scannés, avant de suivre le même trajet.”
La province utilise Documentum d’EMC pour gérer ses données. Les trois applications complémentaires dont il est question, ont été superposées à Documentum. “Un lien supplémentaire vers SAP est du reste prévu dans l’application de demande de subsides. Les bons de commande et autres documents financiers transmis, sont aussitôt copiés vers notre logiciel SAP et ne doivent donc plus non plus être saisis manuellement.”
En tout, la numérisation du système de subsides du Brabant flamand revient à 600.000 EUR. Le projet global a été réalisé en 600 journées de travail.
