Depuis peu, le service de recrutement et de sélection de la ville de Gand traite et signe 90.000 lettres par la voie numérique. Conjointement avec son partenaire IT Digipolis, ‘into it’ s’est chargée de la conception, du développement et de l’intégration de la ‘Digitaal HandtekenPlatform’ (DHP).
Depuis peu, le service de recrutement et de sélection de la ville de Gand traite et signe 90.000 lettres par la voie numérique. Conjointement avec son partenaire IT Digipolis, ‘into it’ s’est chargée de la conception, du développement et de l’intégration de la ‘Digitaal HandtekenPlatform’ (DHP). La solution devrait réduire sensiblement la charge administrative de la ville de Gand et ce, tant au niveau du citoyen-postulant que de la ville elle-même. L’objectif est d’étendre à terme le projet pilote à d’autres services.
Plus concrètement, la DHP convertit les documents texte (comme une invitation à prendre part à une phase de sélection ou les résultats d’une épreuve de postulation) en fichiers pdf prêts à être signés par les personnes compétentes.
La signature se fait à l’aide de la carte d’identité électronique (eID) et le code pin correspondant. Ce faisant, la ‘lettre’ numérique devient un document authentique formellement signé et horodaté. Elle ne peut ensuite plus être modifiée, sous peine de perdre sa validité.
“Cela signifie que nous pourrons créer et archiver annuellement par voie numérique quelque 90.000 documents”, déclare Stefan Vanbroeckhoven, directeur du service recrutement et sélection. “Nous renforçons ainsi les services que nous rendons au citoyen, car les postulants reçoivent rapidement un document authentique et valable juridiquement dans leur boîte mail. Tout le monde gagne du temps et en interne, nous augmentons d’autant notre efficience. De plus, nous économisons pas mal d’espace d’archivage, alors que la DHP met fin à la paperasserie.”
Conjointement avec Digipolis, ‘into it’ a pris à son compte la conception, le développement et l’intégration de la DHP. “Dans un premier temps, nous nous sommes penchés sur l’analyse de l’introduction de la signature numérique dans les processus RH électroniques”, explique Michallis Pashidis, project manager chez into it. “En outre, les nouveaux processus et applications devaient être intégrés au système de recrutement e-Recruitment existant. En plus de la signature numérique par une ou plusieurs personnes, il fallait aussi prévoir une cascade (qui signe d’abord, etc.), ainsi qu’un avertissement automatique ou rappel par e-mail.”
‘into it’ a aussi conçu la DHP en tant qu’application modulaire. Cela permet d’utiliser séparément le système de flux de travail (‘workflow’) et le module de signature numérique, de l’étendre aisément ou de l’intégrer à un autre environnement ou département. Dans une prochaine phase, Vanbroeckhoven entend rendre la DHP compatible avec le PC tablette.
“Le signataire ne sera ainsi plus lié à son ordinateur fixe ou à son réseau local et pourra apposer n’importe où une signature juridiquement valable.”
