CardWise rend superflue la souche TVA en papier

L’entreprise malinoise CardWise a lancé une application permettant de numériser et traiter les souches TVA en papier. Un souci de moins pour les employés qui doivent souvent rentrer des notes de frais.

L’entreprise malinoise CardWise a lancé une application permettant de numériser et traiter les souches TVA en papier. Un souci de moins pour les employés qui doivent souvent rentrer des notes de frais. Cela arrive parfois que l’on doive rentrer une note de frais pour être remboursé d’un séjour à l’hôtel ou d’un repas pris avec un client. Jusqu’à présent, les employés devaient y joindre leurs souches TVA. Dans notre pays, ces documents papier doivent même être conservés 7 années durant pour le fisc. L’on est certes autorisé à effectuer une photo ou un scan des notes, mais aucune entreprise n’oserait jeter ses souches TVA à la poubelle.

Avec Xpenditure, CardWise a toutefois à présent lancé une application qui pourrait en théorie envoyer aux oubliettes ces souches papier, du moins avec un peu de bonne volonté de la part du législateur. “Les notes de frais peuvent être entièrement numérisées avec Xpenditure”, explique Boris Bogaert, co-fondateur et directeur général de l’entreprise, et frère du cerveau commercial en retrait de Netlog et Twoo, Lorenz Bogaert.

“La seule chose que les utilisateurs doivent faire, c’est prendre une photo de leurs souches avec leur smartphone ou webcam. Xpenditure puise ensuite automatiquement de la souche toutes les informations pertinentes, à savoir le nom du commerçant, la date, le montant, voire la monnaie utilisée. Ces informations sont alors stockées sur le compte de l’utilisateur et présentées à son patron pour approbation. Cela permet par après d’établir rapidement et simplement un rapport de frais.”

CardWise stocke les notes de frais numériques pendant 7 ans sur ses serveurs. Le prix est fixé à 5 euros par mois et par utilisateur. L’un des clients les plus connus est Massive Media, l’entreprise de coordination chapeautant Netlog et Twoo, qui a été récemment rachetée par le géant américain des médias IAC.

“Les indépendants, employés et entreprises ne perdent plus de temps à créer et à contrôler manuellement les notes de frais ou à passer en revue les relevés d’une carte de crédit”, apprend-on encore. “Du reste, beaucoup d’entreprises affichent de l’intérêt pour notre outil en raison du fait qu’elles peuvent suivre en temps réel les frais d’un collaborateur, et non pas un mois plus tard. Il est alors encore possible de corriger le tir si besoin est.”

Précédemment déjà, CardWise avait été l’un des premiers en Belgique à avoir introduit une Mastercard prépayée pour l’opérateur mobile Mobile Vikings. Les utilisateurs ne peuvent ainsi pas dépenser plus que ce qui se trouve sur la carte. Il s’agit donc la d’un outil intéressant pour garder ses frais sous contrôle.

“A l’époque, nous entendions souvent que les cartes de crédit prépayées étaient certes intéressantes pour les entreprises, mais qu’elles ne résolvaient pas les problèmes en matière de notes de frais et de souches TVA. Ce qui nous a amené à l’idée de Xpenditure.”

Passeport: Dénomination: CardWise

Année de création: 2011

Siège social: Malines

Effectifs: 13 personnes

Capital: 1,8 million d’euros provenant d’investisseurs privés et de capital-risqueurs

www.cardwise.com