Dans plusieurs pays, une procédure détaillée régit la conservation des communications des cabinets ministériels. En Belgique, celles-ci sont rarement conservées et, lorsqu’elles le sont, l’archivage est très ponctuel, a découvert Apache.
La conservation de ces communications n’est une obligation légale, mais elle est utile dans un contexte de gouvernement transparent. Et lorsque conservation il y a, en général, seuls les e-mails des employés des cabinets sont conservés. Pas les SMS ni les messages WhatsApp.
Apache a interrogé différents cabinets. Au niveau flamand, on affirme que ces données, y compris les e-mails de l’adresse professionnelle d’un employé de cabinet, sont privés et que l’utilisateur en reçoit une copie de sauvegarde à la fin de son mandat. La question a aussi été récemment posée à l’ancienne ministre fédérale de la Santé, Maggie De Block. Les communications ne sont pas non plus archivées officiellement, mais elles sont intégralement scannées et mises sur une clé USB pour le successeur au sein du cabinet suivant.
Apache a demandé l’avis d’archivistes. Ceux-ci ont critiqué la méthode de sauvegarde utilisée, car une clé USB n’est pas un support approprié pour la conservation de données à long terme. Un serveur sécurisé serait plus adapté.
Il est intéressant de noter que chaque idéologie politique semble adopter une sorte d’archivage privé. Les ministres libéraux optent pour le centre d’archives privées Liberas, mais sans archiver la totalité des e-mails, ni aucun SMS ou message WhatsApp. Les partis progressistes préfèrent l’Amsab-ISG, mais là encore, les successeurs ne reçoivent pas l’intégralité des boîtes mails ou des communications électroniques, à l’exception d’un député local. Cependant, le service archive les messages sur les réseaux sociaux de certaines figures politiques.
Comme les cabinets ne sont pas soumis à une obligation d’archivage, contrairement aux tribunaux, aux administrations et à d’autres institutions, chaque cabinet choisit les données qu’il transfère. Toutefois, la ministre de l’Intérieur, Annelies Verlinden, travaillerait sur un projet de loi visant à soumettre les cabinets fédéraux aux règles de transparence.
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