Les outils collaboratifs peuvent être un catalyseur pour plus de participation et de coopération au travail. Mais s’ils ne répondent pas à l’attente, les employés n’hésitent pas à se livrer à des expérimentations personnelles.
Commençons par la bonne nouvelle: 87 pour cent des grandes entreprises dans le monde déclarent que les outils collaboratifs tels Slack, Spark ou d’autres du genre améliorent le travail en équipe. 88 pour cent indiquent qu’ils accélèrent la prise de décisions. S’il s’agit spécifiquement de plates-formes sociales professionnelles (par exemple Facebook for work ou Yammer), 35 pour cent affirment même que c’est toute l’entreprise qui y participe.
“C’est étonnant dans la mesure où les ‘enterprise social applications’ sont relativement nouvelles, surtout quand on sait que cela prend ordinairement des années avant qu’un nouveau service collaboratif s’impose”, explique Brian Riggs, analyste chez Ovum.
Mais il existe aussi des aspects moins réjouissants à cette histoire. C’est ainsi que 37 pour cent des grosses sociétés prétendent que ce genre d’outil ne leur offre aucun avantage sur la concurrence. Du coup, un quart de ce qu’on appelle la ‘Line of Business’ déclare que des outils collaboratifs orientés consommateur sont utilisés au travail sans l’autorisation du département IT. “Cela implique d’importants risques pour la sécurité de l’environnement IT”, ajoute Riggs.
Ces chiffres proviennent d’un sondage effectué auprès de 900 CIO, directeurs IT et line/business managers de grandes entreprises dans 15 régions, dont le Benelux. L’enquête a été commanditée par Dimension Data.
L’impact des outils collaboratifs n’est pas non plus toujours clair. C’est ainsi qu’un quart des participants au sondage considère un projet comme réussi dès qu’il est mis en oeuvre techniquement, quel que soit le nombre de personnes qui l’utilisent.
Dans l’ombre
Ce qui étonne dans ce sondage, c’est que les employés utilisent souvent des applis orientées consommateur à l’insu du département IT de l’entreprise (phénomène Shadow IT). Pensons ici à la version ordinaire de Google Apps (Docs, Gmail,…) ou de Facebook Messenger.
C’est essentiellement en web conferencing (75%), partage de documents (70%), visioconférence (60%) et applications collaboratives (50%) que les employés ont recours au travail à des applications à la consommation. “Les employés les connaissent souvent mieux. En outre, ces applications sont souvent plus faciles à utiliser que, disons, le téléphone au bureau”, poursuit Riggs. Mais il y a encore une autre raison: “Les employés utilisent souvent ce type d’outil, parce qu’ils doivent collaborer avec des personnes en dehors de l’entreprise et que cela ne marche pas toujours en recourant aux outils collaboratifs professionnels. Il est souvent aussi possible que cela ne soit pas une priorité du département IT.”
Riggs indique que l’IT est en général consciente de cette situation et que cela n’a pour elle guère de sens d’interdire ces applications. “Je ne suis pas un adepte du contrôle total, mais il faut néanmoins une plus grande prise de conscience de la part de l’IT”, déclare Riggs en faisant ainsi référence notamment au transfert d’informations sensibles via ce genre de canaux.
D’abord se renseigner, puis seulement déployer
Une partie de la solution consiste à se renseigner auprès des utilisateurs – et donc pas auprès du département IT ou du line/business manager -, pour ensuite pouvoir déployer directement l’outil le plus adéquat.
“Examiner ce dont ils ont besoin et ce qu’ils veulent utiliser”, explique Christian Langhendries, business development manager Unified Communications chez Dimension Data Belgique. “On peut ensuite leur soumettre de temps à autre une preuve de concept pour qu’ils l’expérimentent. Une fois qu’une plate-forme spécifique est employée, l’on observe souvent que les utilisateurs en attirent d’autres.”
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