La gestion des frais est complexe chez Brussels Airlines, ne serait-ce qu’en raison du fait que l’entreprise compte des représentants dans le monde entier. Pour optimiser la gestion de cette montage de papier, la compagnie aérienne a installé Xpenditure.
Rien d’étonnant à ce que Brussels Airlines soit l’une des entreprises technologies les plus performantes en Belgique en matière de gestion des frais. “Nous essayons de promouvoir le meilleur de la Belgique”, explique Jan De Raemaker, CFO de Brussels Airlines. Mais le secret a été bien gardé. Reste que la compagnie avait besoin d’un outil de pointe, estime Jan Derycke, VP finance/accounting. Longtemps, le traitement des frais s’est fait manuellement. Mais avec la nouvelle appli, il suffit de photographier les notes de frais.” L’appli Xpendure, disponible tant sur appareil mobile que via un navigateur, assure la lecture automatique des principales données. “Ce faisant, il est possible de transmettre ses frais en quelques minutes. Et le personnel apprécie puisqu’il ne doit plus rien conserver et bénéficie d’un traitement rapide et donc d’un remboursement tout aussi rapide de ses frais”, explique Derycke.
Sans papier
Cette initiative s’inscrit dans un projet de numérisation plus large, poursuit De Raeymaker. “Nous voulons rendre le département financier sans papier. Presque toutes les factures sont désormais numériques, ce qui simplifie l’ensemble des flux dans l’organisation. La direction et les commerciaux peuvent ainsi se concentrer sur leur coeur de métier et non plus l’administration.”
Avantage complémentaire: le travail des employés se révèle plus agréable. “Notre objectif est d’optimiser le travail du personnel, poursuit De Raeymaker. Nous essayons donc de réduire au minimum le travail manuel. Ceci pour gagner du temps, mais aussi pour rendre le travail plus intéressant. Nous voulons attirer et conserver du personnel de qualité. Si ces personnes font du travail répétitif, elles ne restent en général pas longtemps et finissent pas être démotivées. Nous voulons que le travail soit agréable et représente un défi permanent.”
Le trajet de la note de frais
Wim Derkinderen, CCO et confondateur d’Xpenditure, constate que la gestion des frais représente un travail administratif considérable pour nombre d’entreprises. “Ce problème peut être résolu simplement grâce à une technologie innovante, estime-t-il. Nous avons automatisé l’ensemble du processus. Nous avons commencé par suivre le trajet d’une note de TVA dans l’entreprise. Nous voulions savoir quel serait le meilleur processus afin de le simplifier au maximum.”
Le résultat final est un gain de temps appréciable, affirme-t-il. “Autrefois, un employé devait souvent attendre de 4 à 8 semaines pour être remboursé. La spécificité de notre solution est de permettre l’approbation au niveau de chaque note de frais. Par le passé, il fallait regrouper plusieurs notes. Du coup, l’on attendait la fin du mois pour introduire son dossier et si une ou deux notes étaient refusées, il fallait refaire son dossier complet. Nous travaillons désormais par note de frais. Dès que l’on est allé au restaurant, on peut transmettre sa note.”
Acceptabilité
La rapidité d’exécution est avantageuse tant pour l’employé que pour l’entreprise, considère Derkinderen. “Les employés ne doivent plus envoyer leurs notes, ce que personne n’aime faire. Et cela va plus vite pour le personnel. Si vous voyagez beaucoup et que vous devez avancer des milliers d’euros, il n’est pas logique de devoir attendre plusieurs semaines.”
De Raeymaker le constate d’ailleurs chez Brussels Airlines. “Ce changement est facilement accepté”, estime-t-il. “L’acceptabilité est cruciale dans le cas de technologies comme le SaaS, ajoute Derkinderen. Auparavant, ce type de projet durait une éternité, mais désormais, la migration est rapide. La solution doit être plug-and-play. Au final, il ne s’agit que de notes de frais. La simplicité est le mot d’ordre.”
Dans les règles
Au niveau de la comptabilité également, le traitement est nettement plus rapide puisque les contrôles de la gestion des frais sont intégrés dans le système. “Nous avons notamment prévu des alertes en cas de violation de la politique d’entreprise, ajoute Derkinderen. Si une note de restaurant ne peut pas dépasser un tel montant et que celui-ci est plus élevé, le système l’indique automatiquement.”
Ce respect des règles de conformité présente un avantage supplémentaire pour Brussels Airlines. “Nous constatons que les gens ne respectent pas toujours toutes les règles, précise De Raeymaker. Si un collaborateur va au restaurant, il doit indiquer avec qui, où et quand. La numérisation nous aide à suivre les règles et à assurer un bon contrôle des coûts.”
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