Il y a quarante ans, la revue américaine Business Week prévoyait le bureau sans papier. Hier a eu lieu le World Paper Free Day 2015 et à cette occasion, AIIM a présenté les résultats d’une enquête: même pas un cinquième (17 pour cent) des entreprises fonctionnent sans papiers.
L’information manager Iron Mountain a souligné que ce n’est pas le support de l’information, mais notre façon de traiter ‘l’information du patron’ qui conditionne le succès. Et ce que personne ne sait vraiment, c’est que les travailleurs de la connaissance raffolent du papier. L’Association for Information and Image Management (AIIM) a enquêté sur la problématique.
Le papier encore et toujours important
Les gens aiment travailler avec du papier. Ils préfèrent lire un rapport imprimé qu’affiché à l’écran de leur PC ou ordinateur portable. Ils oublient de ce fait que l’utilisation du papier:
- Coûte à la productivité
- Limite l’accessibilité de l’information
- Génère des risques en matière de mise en conformité (‘compliance’).
C’est surtout ce dernier point qui peut devenir un problème, si une entreprise doit subitement pour un tribunal ressortir de ses archives un certain nombre de courriels étalés sur plusieurs années.
Beaucoup de temps perdu
L’on ne va jamais travailler sans papier, selon les enquêteurs. Il existe diverses causes pour lesquelles le papier ne disparaîtra pas des organisations:
- Plus de la moitié (56 pour cent) des organisations examinées préfèrent des contrats, des bons de commande et des formulaires de réservation en papier
- 40 pour cent d’entre elles ont besoin de documents de valeur en papier signés et conservés en lieu sûr
- Quatre organisations sur dix environ (39 pour cent) ne connaissent pas les possibilités d’un fonctionnement sans papier.
Le rapport d’enquête de l’AIIM est disponible sur internet. Il peut être téléchargé ici (et imprimé).
Source: Automatiseringgids
